Как правильно уменьшить налог на УСН: всё об учёте расходов в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно уменьшить налог на УСН: всё об учёте расходов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Расходы на ГСМ при использовании личного авто

2. Порядок признания расходов на УСН

3. Расходы на доставку ценностей «упрощенцу»

4. Расходы при разных схемах

5. Автомобиль, как основное средство

6. Транспортный налог при УСН «доходы минус расходы»

7. Что делать, если расходы превышают доходы при УСН 15%

8. Налоговая база на УСН Доходы минус Расходы

9. УСН доходы-расходы, расходы на ГСМ, если используется Путевой лист в 1С

10. УСН доходы минус расходы в 2021 году

11. Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ

Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.

Расходы на ГСМ при использовании личного авто

Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.

В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
600 руб. – для мотоциклов.

Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.

Порядок признания расходов на УСН

Чтобы вычесть из доходов какой-либо расход, фирма или ИП на УСН 15% должны соблюсти три правила.

Расходы, принимаемые к учету, должны быть:

поименованы в перечне из статьи 346.16 НК РФ;
экономически обоснованы, то есть связаны с извлечением прибыли. Если налоговики при проверке усомнятся в нужности расхода для бизнеса, а предприниматель не сможет обосновать, этот расход снимут, а налог доначислят.
Пример: Транспортная компания может смело включать в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, покупку грузовика, а вот затраты на спальный гарнитур обосновать вряд ли получится.
документально подтверждены. Если нет документа, подтверждающего расход, упрощенец не имеет право учитывать его для налогообложения.

Порядок признания расходов прописан в статье 346.17 НК РФ. Учитывать их можно, когда будут выполнены два условия:

вы перевели деньги за товары или услуги;
товары вам отгрузили, а услуги оказали.

Расходы на доставку ценностей «упрощенцу»

В учете при УСНО стоимость доставки приобретенных ценностей (товаров и материалов) списывается как отдельный вид расходов по мере несения таких затрат. Дожидаться списания приобретенных ценностей не нужно. На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходы принимаются к учету при УСНО после их фактической оплаты. Поэтому материальные расходы учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета «упрощенца», выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

Сказанное в полной мере относится и к транспортным расходам на доставку товаров для продажи. Ведь затраты, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе стоимость их хранения, обслуживания и транспортировки, – это самостоятельный вид расходов (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И для их учета не важен факт реализации товаров покупателям, что следует из пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Однако вышеназванный порядок признания транспортных расходов не применяется, если речь идет о расходах на доставку приобретенных основных средств. Дело в том, что основные средства принимаются к налоговому учету по той стоимости, которая формируется по правилам бухучета (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). А в бухучете расходы на доставку надо включать в первоначальную стоимость основных средств. Это предусмотрено как п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», так и п. 12 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (применяется в обязательном порядке с 1 января 2022 года).

При признании в бухгалтерском учете основные средства оцениваются по первоначальной стоимости, которой считается общая сумма капитальных вложений, связанных с их приобретением (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 18 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения»).

Сумму капитальных вложений формируют на базе фактических затрат, необходимых для приобретения, создания и использования основного средства (п. 9 ФСБУ 26/2020, п. 6 Информационного сообщения Минфина России от 03.11.2020 № ИС-учет-28). Согласно п. 5 ФСБУ 26/2020 к капитальным вложениям относятся в том числе затраты на доставку основных средств к месту использования (пп. «з»).

Таким образом, в налоговом учете доставка дорогостоящего имущества списывается не как самостоятельный расход, а как составная часть его стоимости – поквартально, равными долями в течение календарного года, после ввода объекта основных средств в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

И еще. Несмотря на то, что ИП не ведут бухучет, списывать транспортные расходы на доставку приобретенных основных средств они должны по точно таким же правилам (то есть включать в стоимость объекта).

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Страховые взносы с услуг экипажа

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

Экономия по налогу на прибыль

Заплатили государству налоги и СВ

*_{здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.}

Автомобиль, как основное средство

Для начала рассмотрим отражение в учете самого факта приобретения автомобиля. Поскольку это дорогостоящая покупка, то речь в данном случае будет идти об основном средстве, приобретение которого необходимо задокументировать. На объект оформляют инвентарную карточку по форме ОС-6, акт приемки-передачи (ОС-1) и приказ о вводе в эксплуатацию.

Стоимость приобретения объекта основных средств списывается с помощью амортизации. Для УСН «доходы минус расходы» амортизация ОС в налоговом учете начисляется до конца календарного года, в котором был приобретен и введен в эксплуатацию объект, ежеквартально равными частями. Таким образом при наличии документов, а также, если такая покупка оправдана экономически, то есть в силу специфики деятельности использование автомобиля необходимо, за счет его стоимости можно серьезным образом уменьшить годовую налоговую базу. Это правило действует в первую очередь для юрлиц, которые приобретают автомобиль, что называется, на свое имя. Помимо налогового учета компании обязаны также вести учет бухгалтерский. В нем стоимость автомобиля списывается в течение нескольких лет, в соответствии со сроком его полезного использования. Таким образом амортизация в налоговом и бухгалтерском учете организаций совпадать не будет.

С индивидуальными предпринимателями ситуация в этом вопросе несколько легче и сложнее одновременно. С одной стороны, ИП не ведут бухучет, следовательно, для них вопрос стоит лишь в отражении автомобиля в составе основных средств для налогового учета. Однако в данной ситуации нужно учитывать, что частный коммерсант приобретает автомобиль так или иначе на свое имя, то есть такая покупка может быть интерпретирована, как личная. В этой связи, чтобы стоимость основного средства можно было учесть при расчете налога, необходимо подтвердить, что автомобиль будет использоваться именно в коммерческой деятельности.

Так, аргумент о том, что машина нужна для разъездов по общим вопросам бизнеса, скорее всего контролерами во внимание приниматься не будет. И, наоборот, не возникнет проблем у ИП, которые занимаются, например, пассажирскими или грузовыми перевозками. В этом случае оплаченное и введенное в эксплуатацию ОС будет списываться в налоговом учете в выше описанном порядке, а дополнительные расходы на транспортные услуги при УСН-15% можно будет учесть в налоговой базе. И, кстати, о вводе в эксплуатацию: автомобиль необходимо поставить на учет в ГИБДД. Именно эта дата постановки на учет будет считаться датой начала использования основного средства.

Транспортный налог при УСН «доходы минус расходы»

Наличие автомобиля на балансе организации предполагает уплату компанией транспортного налога. Его сумму компании рассчитывают самостоятельно на основании технических данных по автомобилю. Датой, с которой организация становится плательщиком данного платежа, является дата постановки машины на учет в ГИБДД. Подача декларации по налогу производится по итогам года в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным. В тот же срок по общим правилам необходимо уплатить и сам налог.

Налоговым кодексом предусмотрена в том числе и уплата авансовых платежей по транспортному налогу. Размер аванса составляет ¼ часть рассчитанного за год налога (п. 2.1 ст. 362 НК РФ). Величина транспортного налога к уплате по итогам года определяется как разность между указанной в налоговой декларации суммой и перечисленными в течение расчетного периода авансами. Сам авансовый порядок расчета с бюджетом в данном случае предусмотрен Налоговым кодексом, однако сроки перечисления авансов устанавливаются региональными властями. Также на местном уровне авансы по транспортному налогу могут быть вовсе отменены. В этом случае компания должна будет уплатить всю сумму налога по окончании года.

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

ФАЙЛЫ

Что делать, если расходы превышают доходы при УСН 15%

Ставки от 5% до 15% применяются, если соблюдаются обычные лимиты УСН (в 2022 году это 164,4 млн рублей годового дохода и 100 работников).

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

УСН, ОСНО, ПСН, НПД, ЕСХН: для кого-то это ничего не значащий набор букв, а для предпринимателя — прямое указание на то, какой будет его налоговая нагрузка.

Учет ГСМ при УСН сопряжен с огромным количеством вопросов: Можно ли учесть в расходах бензин, которым заправляются автомобили упрощенца? В какой момент происходит признание таких расходов? Как их правильно отразить в КУДИР? Постараемся разобраться во всех нюансах учета топливных расходов у субъекта, выбравшего упрощенку.

Налоговая база на УСН Доходы минус Расходы

Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.

После того, как выдали деньги на топливо сотруднику, отразили поступление ГСМ и расход по путевому листу, и авансовый отчет.

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

УСН доходы-расходы, расходы на ГСМ, если используется Путевой лист в 1С

В этом случае используются Нормы и порядок, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

С учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что использование официально установленных Методических рекомендаций — достаточно удобный и безопасный способ учета, позволяющий снизить риски отказа налоговых органов принять топливные расходы.

Пример

На балансе Организации, применяющей УСН с объектом «доходы минус расходы», числится легковой автомобиль.

12 мая 2015 г. на этом автомобиле водитель Организации был отправлен на служебное задание.

Под отчет водителю выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 825 руб.

По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 25 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 825 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета Организация списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

31 мая 2015 года водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 2 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 200 км.

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составляет 20 л (2 л + 25 л — 7 л).

Средняя стоимость топлива с учетом остатка на начало месяца в сумме 66 руб. — 33 руб. [(66 руб. + 825 руб.) : (2 л + 25 л)].

В бухучете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 825 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71

— 825 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета);

Дебет 26 Кредит 10, субсчет «Топливо»,

— 660 руб. (20 л x 33 руб.) — списана стоимость израсходованного топлива.

В налоговом учете Организация списывает затраты на ГСМ в соответствии со следующими нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ рассчитывается как произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Итого нормативный расход топлива за май 2015 года составляет 19,046 л (0,089 л/км x 200 км x 1,07).

Предельная сумма расходов на ГСМ, которую можно учесть в затратах при «упрощенке», равна 628,52 руб. (33 руб. x 19,046 л).

Эту сумму следует записать в книгу учета доходов и расходов 31 мая.

Неучтенными для целей налогообложения остались 31,48 руб. (660 руб. — 628,52 руб.).

Расходы на приобретение имущественных прав по договору уступки права требования.
Затраты на покупку жилья в строящемся доме на основании договора долевого участия.
Если организация доставляет продаваемые товары покупателям почтовыми отправлениями, то почтовые расходы, которые она оплачивает учреждениям связи при возврате невыкупленных товаров, не учитываются для целей налогообложения при УСН.
Расходы по уплате денежных средств банку за приобретение права требования задолженности с организации — должника по кредитному договору.
Расходы на подписку на газеты, журналы и другие периодические издания.
Плата за право пользования земельным участком (сервитут).
Расходы по оплате банку комиссионного вознаграждения за изготовление банковских карт.
Расходы по добровольному страхованию.
Расходы по приобретению доли участия в уставном капитале другой организации.
Затраты на участие в конкурсных торгах (тендерах) на право заключения контрактов и договоров.
Расходы на оплату обучения детей сотрудников.
Часть остаточной стоимости основных средств, не приобретенных обществом и не оплаченных, а внесенных учредителями общества в качестве вклада в уставный капитал.
Затраты на световые вывески, не содержащие сведений рекламного характера.
Затраты на приобретение земельного участка.
Расходы на оплату услуг по предоставлению работников сторонними организациями.
Расходы на проведение специальной оценки условий труда.
Списанные безнадежные долги.
Штрафы, пени и неустойки, уплачиваемые должником за нарушение договорных обязательств.
Услуги по управлению организацией, применяющей УСН.
Суммы добровольно уплаченных пенсионных взносов — их индивидуальный предприниматель не вправе включать в состав расходов.
Расходы, связанные с реализацией основного средства.
Расходы в виде платы за технологическое присоединение к электрическим сетям.
Расходы на погашение займа.
Расходы на приобретение питьевой воды, кулера, на обеспечение иных нормальных условий труда.
Стоимость продуктов для кофе-паузы, предоставляемых бесплатно.
Расходы на уборку снега и его вывоз с территории организации.
Суммы, связанные с переоценкой драгоценных металлов.

К доходам налогоплательщика на УСН относится большинство полученных им денежных средств. Их принято делить на две группы: доходы от реализации и внереализационные доходы.

К доходам от реализации относятся:

выручка от реализации продукции собственного производства, работ и услуг;
выручка от реализации ранее приобретенных товаров;
выручка от реализации имущественных прав.

К внереализационным доходам относят поступления, не являющиеся доходами от реализации, указанные в ст. 250 НК РФ:

доходы от долевого участия в других организациях;
доходы в виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам;
доходы от сдачи имущества в аренду или субаренду;
доходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, и др.

Некоторые доходы «упрощенцев» не учитываются при определении объекта налогообложения. Они перечислены в ст. 251 НК РФ. К ним относятся, например:

имущество, полученное в форме залога или задатка. При этом если продавец удерживает плату за поставленный товар из средств полученного задатка, то соответствующие суммы следует включить в налоговую базу по УСН на дату проведения зачета (удержания) средств в счет погашения задолженности за реализованный товар²;
имущество, полученное в качестве вклада в уставный капитал или совместную деятельность;
суммы, поступившие посреднику при исполнении обязательств по договору комиссии, агентскому договору или договору поручения (за исключением посреднического вознаграждения);
деньги и имущество, полученные по кредитному договору или договору займа (в том числе по договору цессии новым кредитором) в порядке погашения основного долга;
имущество, полученное налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. При этом налогоплательщику следует вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках такого финансирования;
капитальные вложения арендатора в форме неотделимых улучшений арендованного имущества;
проценты по вкладам в банках, получаемые индивидуальными предпринимателями;
дивиденды. Полученные «упрощенцем» дивиденды не учитываются и при определении предельного размера доходов для применения УСН.

УСН доходы минус расходы в 2021 году

В связи со сложившейся в мире ситуацией, появилась новая позиция расходов, относящаяся к мерам безопасности, которые необходимо соблюдать для профилактики коронавирусной инфекции. С подпунктом о нововведенных издержках можно ознакомиться в первом пункте 346.16 статьи Налогового кодекса. Там можно найти перечисленный список затрат:

1. На приобретение различного рода средств индивидуальной защиты для работников;
2. На закупку антисептирующих средств, градусников, специального оборудования для стерилизации;
2. На кварцевание и обеззараживание помещений.

Тестирование работников на наличие коронавируса и антител к нему за средства компании не входят в список издержек по УСН (опираясь на извещение Минфина от 23 ноября 2020 № 03-11-06/2/101770).

Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ

Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,

Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

Учет поступающего топлива намного проще в компаниях, которые владеют топливными картами на бензин – они могут получить подробные отчеты в личном кабинете, что существенно упрощает учет. Другие варианты:

водитель покупает бензин или солярку за наличные средства, полученные на предприятии, после чего предоставляет в бухгалтерию чек с АЗС и путевой лист, где указан пройденный путь;
организация самостоятельно закупает топливо, после чего распределяет его между автомобилями на собственной АЗС — такая практика распространена преимущественно в компаниях с большим автопарком, в этих случаях топливо списывается на основе предоставленных путевых листов.

Безусловно, использование топливных карт выгоднее во всех отношениях. Во-первых, отсутствует риск нецелевого использования средств водителем, во-вторых, намного упрощается работа бухгалтера.

Для списания топлива целесообразно использовать счет 10, который предназначен для учета средств, затрачиваемых на материалы. Как правильно подсказывают опытные специалисты, для списывания средств на приобретение топлива удобно завести субсчет — это сделает отчетность более прозрачной и понятной.