Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить, проверить и отправить отчет 2-НДФЛ из Контур.Экстерн». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
Когда оформлять корректировку
Многие налоговые агенты, особенно начинающие, задаются вопросом – можно ли сдать корректировку по 2-НДФЛ. На самом деле можно, а точнее – очень даже нужно. Так, из порядка оформления справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, далее также – Порядок) следует такой ответ на вопрос, можно ли подать корректировку 2-НДФЛ: это не право, а скорее даже обязанность каждого налогового агента по НДФЛ.
Если взять корректировку 2-НДФЛ за 2021 год, то она необходима, если работодатель в 2021 году после сдачи соответствующей справки в ИФНС сделал перерасчет налога за 2021 год и понял, что нужно уточнить налоговые обязательства того или иного физлица – получателя от него дохода. Например, по причине:
- банальной опечатки;
- упущения бухгалтера предприятия;
- счётной ошибки и др.
В любом случае, необходимо знать, как сделать корректировку 2-НДФЛ, поскольку новая справка исправляет недостоверные данные из предыдущей справки.
Исходя из писем Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424, ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 недостоверные сведения (легального определения в законе нет) – это любые (!) ошибки в справках 2-НДФЛ. Например:
- неверная сумма;
- неправильный ИНН;
- ошибка в коде дохода и/или вычета;
- неуказание суммы НДФЛ, которую не получилось удержать;
- ошибки в персональных данных плательщиков (например, корректировка в 2-НДФЛ паспортных данных) и др.
В этих случаях делают корректировку 2-НДФЛ 2021 года. Это будет так называемая корректирующая (уточняющая) справка о доходах.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).
Аннулирующие уточняющие справки
Из самого названия понятно, смысл этой справки отменить поданную ранее (первичная справка 2-НДФЛ была просто лишней). В обновленной форме справки появилось поле «номер корректировки».
При подаче первичной справки в поле проставляется «00». При подаче аннулирующей справки «99». Далее, нужно заполнить раздел 1 «Данные о налоговом агенте» и раздел 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода». Оставшиеся разделы справки остаются пустыми
Пример: за сотрудника, который трудится в обособленном подразделении, бухгалтерия отчиталась по месту регистрации головного офиса. При этом начисления и оплата налога производились верно, т. е. в налоговую инспекцию обособленного подразделения. Необходимо отправить аннулирующую справку в ИФНС головного офиса и первоначальную налоговому инспектору обособленного подразделения (заметим, если справка по обособленному подразделению подается позже 1 апреля, придется заплатить за опоздание).
Санкций можно избежать, если опередить налоговиков
Если бухгалтер сам обнаружит в ранее представленных справках ошибку и поторопится исправить ее до того, как ее найдут налоговики, то штрафовать компанию не будут. Это четко следует из п.2 ст.126.1 НК РФ.
Но что значит «до того, как ее найдут налоговики»? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 19.07.2016 № БС-4-11/13012. Там сказано, что штрафа избежать не получится, если до подачи уточненной справки ИФНС уже затребовала пояснения по факту обнаружения ошибок в представленных документах, либо фирма получила иной документ, свидетельствующий об обнаружении инспекцией недостоверности сведений, содержащихся в представленных документах.
Таким образом, если компания уже получила требование о представлении пояснений по поводу сведений в справке 2-НДФЛ, то если эти сведения действительно содержат ошибку, их исправление путем подачи корректирующей справки от штрафа уже не спасет.
В каких случаях нужна корректировка
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Работаем по новым формам
С 2020 года отчетность о доходах сдают по новым формам. Бланки теперь заполняются в двух вариантах: первый подойдет только для ФНС России, а второй подготовьте по запросу сотрудника.
Бланки отчетов существенно отличаются друг от друга. Важно не перепутать форматы. Если отправить в инспекцию устаревший или неверный формат, то налоговики попросту не примут отчет. К налогоплательщику-нарушителю будут применены штрафные санкции. Отнеситесь с вниманием к тому, как сдать корректирующий 2-НДФЛ за 2020 год в соответствии с требованиями ФНС.
В итоговую справку вносим информацию о доходах работников, начисленных за отчетный год. Если организации требуется подать корректировочную отчетность за более ранние сроки, то заполняйте бланки, соответствующие отчетным периодам. Налоговая инспекция разъясняет, как сдать уточненку по 2-НДФЛ за 2019 год по одному сотруднику — заполнить бланк, утвержденный приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Особенности заполнения
Во избежание штрафа проверьте уже сданные формы отчетов по подоходному налогу и в случае обнаружения в них неточностей сдайте исправленную отчетность. Даже если неточность допущена в одной справке, придется исправлять. Иначе работодателю грозит штраф в размере 500 рублей.
Учтите особенности, как сдать корректировку по 2-НДФЛ за 2020 год по одному сотруднику: если личные данные сотрудников, например, фамилия или номер и серия паспорта, изменились после подачи сведений, сдавать уточнения не требуется (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018). Кроме того, сотруднику рекомендовано выдавать отчет о доходах и подоходном налоге с уже новыми реквизитами паспорта, и это не нарушение, несмотря на то что в налоговый орган вы отчитались по старым сведениям (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018).
Уточненная отчетность о доходах сотрудника подается по форме, которая действовала в том периоде, за который обнаружена ошибка. Специалисты ФНС неоднократно объясняли, что означает номер корректировки 99 в 2-НДФЛ — это документ, который аннулируется по конкретному физлицу. То есть корректировка 99 в справке 2-НДФЛ не уточняет, а полностью отменяет данные по физлицу в случае ошибочного заполнения документа на лицо, которое не получало в отчетном году доходов. В таком случае в аннулирующей справке сведения в разделах 1 и 2 повторяются из уже сданной, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются.
Порядок заполнения и форма по доходам, полученным в 2020 году физлицами, утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Аннулирующая Справка 2-НДФЛ
В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода», указанные в представленной ранее Справке 2-НДФЛ. Остальные разделы (3, 4 и 5) Справки не заполняются.
Сведения о доходах сотрудника обособленного подразделения, выплаченных ему за 2015 г., поданы по месту учета головной организации, что явилось нарушением (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом НДФЛ, исчисленный с его доходов, перечислялся в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). Для исправления ошибки необходимо подать Справку по форме 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения и аннулировать Справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации (см. рис. 5, 6).
Если бухгалтер, организация или иной налоговый агент отправил в ИФНС РФ некорректный документ, и это выявилось на стадии проверки налоговым инспектором, то предусмотрен штрафа в сумме 500 рублей за каждую некорректно предоставленный бланк 2-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ определена по форме и срокам сдачи. Штраф за несвоевременную сдачу документа составляет 200 рублей, поэтому перед сдачей документа лучше несколько раз перепроверить отправляемые справки 2-НДФЛ.
Бухгалтер организаций и прочие ответственные лица должны помнить, что предоставлять бланки строгой отчетности в ИФНС РФ нужно своевременно, тщательно перепроверив данные на несколько раз, и тогда это не приведет к ситуациям применения к ним мер наказаний, предусмотренных законодательством РФ.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).
В каких случаях нужна корректировка
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Срок представления справок 2-НДФЛ и штрафные санкции за нарушения
Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо сдать не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а справку с признаком 1 – не позднее 1 апреля (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Таким образом, за 2021 год надо сдать справки 2-НДФЛ (п. 7 ст. 6.1 НК РФ):
- с признаком 2 – не позднее 01.03.2018 г.;
- с признаком 1 – не позднее 02.04.2018 г. (1 апреля 2017 г. – выходной день).
Если не сдать справки 2-НДФЛ вовремя, то одновременно может быть наложено два штрафа:
- на организацию – в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- на должностное лицо организации – в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если ИФНС обнаружит, что в справке 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, например, некорректный ИНН (присвоенный иному лицу), на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками.
Штрафа за недостоверные данные можно избежать, если налоговый агент самостоятельно выявит ошибку в справке 2-НДФЛ за 2021 год и своевременно (до того, как ошибку найдет ИФНС) подаст корректирующую справку 2-НДФЛ.
Когда оформлять корректировку
Многие налоговые агенты, особенно начинающие, задаются вопросом – можно ли сдать корректировку по 2-НДФЛ. На самом деле можно, а точнее – очень даже нужно. Так, из порядка оформления справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, далее также – Порядок) следует такой ответ на вопрос, можно ли подать корректировку 2-НДФЛ: это не право, а скорее даже обязанность каждого налогового агента по НДФЛ.
Если взять корректировку 2-НДФЛ за 2021 год, то она необходима, если работодатель в 2021 году после сдачи соответствующей справки в ИФНС сделал перерасчет налога за 2021 год и понял, что нужно уточнить налоговые обязательства того или иного физлица – получателя от него дохода. Например, по причине:
- банальной опечатки;
- упущения бухгалтера предприятия;
- счётной ошибки и др.
В любом случае, необходимо знать, как сделать корректировку 2-НДФЛ, поскольку новая справка исправляет недостоверные данные из предыдущей справки.
Исходя из писем Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424, ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 недостоверные сведения (легального определения в законе нет) – это любые (!) ошибки в справках 2-НДФЛ. Например:
- неверная сумма;
- неправильный ИНН;
- ошибка в коде дохода и/или вычета;
- неуказание суммы НДФЛ, которую не получилось удержать;
- ошибки в персональных данных плательщиков (например, корректировка в 2-НДФЛ паспортных данных) и др.
В этих случаях делают корректировку 2-НДФЛ 2021 года. Это будет так называемая корректирующая (уточняющая) справка о доходах.
Корректирующая Справка 2-НДФЛ
Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом Справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую Справку 2-НДФЛ с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной Справки 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая Справка 2-НДФЛ по этому же физическому лицу – «02» и т.д.
Количество корректирующих Справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) Справки по форме 2-НДФЛ может принимать значения от 01 до 98.
Налоговый агент подал сведения о доходах физического лица, являющегося высококвалифицированным специалистом (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ), не имеющего на 31.12.2015 статуса резидента РФ, ошибочно указав в поле «Статус налогоплательщика» код «1», который применяется при подаче сведений о доходах, выплаченных физическим лицам – налоговым резидентам РФ. Впоследствии налоговым агентом ошибка была обнаружена и подана корректирующая Справка 2-НДФЛ (см. рис. 1, 2).
Корректировка отчета 2-НДФЛ в программах 1С
Что ж, коллеги, на этой теме мы завершаем наш цикл статей по отчету 2-НДФЛ. Несмотря на то, что с 2021 года данный отчет упраздняется, мы всё равно продолжим его сдавать в составе обновленного отчета 6-НДФЛ. Более того, нередко бывают случаи, когда уже сдав отчет и получив положительный протокол, бухгалтер находит ошибку, что влечет за собой корректировку по сотрудникам. Поэтому мы решили подготовить для вас мини-инструкцию о том, что необходимо делать, если вдруг вы попадете в такую ситуацию. Рассмотрим тему на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1, однако алгоритм действий справедлив и для программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
При составлении корректировки следуют основным правилам:
Номер справки по проблемному сотруднику в корректировочном отчете должен совпадать из первичного отчета.
При полном аннулировании справки 2-НДФЛ, в поле номер корректировки устанавливается значение «99».
Корректировочная – исправительная отчетность подается в случае обнаружения ошибок в ранее предоставленных сведениях.
На слайде ниже представлены типичные ошибки в форме 2-НДФЛ:
Запомните самое главное: корректировочная декларация 2-НДФЛ подается только по тому сотруднику, по которому возникли проблемы в первичном отчете.
Далее мы приведем алгоритм ваших действий в зависимости от статуса сданного отчета.
Ситуация № 1: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан»,
получен положительный протокол,
однако бухгалтер нашла ошибку и теперь требуется корректировка
Рассмотрим условный пример: в ООО «Карамелька» бухгалтер передала справки 2-НДФЛ за 2020 год в ИФНС, но в последствии возникла необходимость сделать корректировку по одному сотруднику – Иванову С.Г. В 1С: ЗУП ред. 3.1 стоит отметка о том, что документ принят в ИФНС.
Если установлена галочка в поле «Справки приняты налоговым органом и архивированы», то документ закрыт для редактирования и исправления.
Сразу напомним основное правило отправки любых корректировочных отчетов в 1С: не нужно пытаться откорректировать данные в уже сданном первичном отчете, а уж тем более его снова отправлять!
Любая корректировка – это ВСЕГДА новый отчет в базе 1С!
При формировании первичной справки в ИФНС в поле номер корректировки устанавливается значение – «00». Посмотрите номер справки сотрудника, по которому требуется создать корректировку.
Рассмотрим пошагово создание корректирующей справки «2-НДФЛ».
Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать».
Шаг 3. Выберите тип справки «Корректирующая». Номер корректировки устанавливается автоматически от 1 до 98.
Корректирующие справки заполняются автоматически по лицам, по которым данные переданы, а в программу внесены изменения.
Если обнаружена ошибка, для которой автоматическое заполнение не предусмотрено, например, указан не верный адрес, паспортные данные или другие персональные данные, то воспользуйтесь кнопкой «Подбор».
После выбора типа передаваемых сведений – «Корректирующая» с помощью кнопки «Подбор» укажите сотрудника, по которому вносятся изменения.
Автоматически программа выставит следующий номер справки.
Шаг 4. Но так как нам нужно, чтобы номер справки был первоначально поданный, щелкните на строку сотрудника и, в открывшейся форме справки, измените ее номер.
Номер справки изменен в корректируемом отчете.
Напомним, что номер 1 справки у Иванова – это не порядковый номер столбца, а номер справки, присвоенный ему программой.
Если допустим нам было бы необходимо поправить данные, например, по сотруднице Пироговой, то в корректирующем отчете нужно поставить номер справки 3, т.к. в первичном отчете программа ей присвоила этот номер 3.
В печатной форме справки 2-НДФЛ видно, номер справки – сохранен прежний, и установлен номер корректировки – 01.
Шаг 6. Проведите документ, выполните проверку и отправьте в контролирующий орган по кнопке «Отправить» или «Выгрузить», либо отправить с помощью сторонней программы (СБИС, Контур и т.д.).
Ситуация № 2: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан частично»
В этом случае внимательно читайте протокол и приложения к нему.
Зачастую в протоколе указаны какие номера справок приняты налоговым органом, а в приложении к протоколу указаны сотрудники и причины, по которым они были отклонены контроллерами.
В этом случае необходимо исправить ошибки в базе 1С, создать корректирующий отчет № 1, заполнить откорректированными сотрудниками, ИСПРАВИТЬ НОМЕРА ИХ СПРАВОК на номера из первичного отчета и отправить снова.
Если опять кто-то из сотрудников не прошел контроль ИФНС, то снова исправляем ошибки в 1С, создаем корректирующий отчет № 2, заполняем откорректированными сотрудниками, ИСПРАВЛЯЕМ НОМЕРА ИХ СПРАВОК на номера из первичного отчета и отправляем снова.
Ситуация № 3: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Не сдано»
В таком случае устраняем все ошибки, описанные в протоколе, создаем НОВЫЙ ПЕРВИЧНЫЙ отчет. Тут не следует подавать корректирующую отчетность, поскольку первичный отчет вообще не был принят.
Заполняем новую справку под тем же номером, указав в поле «Номер корректировки» цифру «00» и новую дату.
Если вы не успеете в срок сдать новый отчет, вам грозит штраф по статье 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ).
Коллеги, искренне желаем, чтобы такие ситуации у вас происходили как можно меньше!
Работаем по новым формам
С 2020 года отчетность о доходах сдают по новым формам. Бланки теперь заполняются в двух вариантах: первый подойдет только для ФНС России, а второй подготовьте по запросу сотрудника.
Бланки отчетов существенно отличаются друг от друга
Важно не перепутать форматы. Если отправить в инспекцию устаревший или неверный формат, то налоговики попросту не примут отчет
К налогоплательщику-нарушителю будут применены штрафные санкции
Так что отнеситесь с вниманием к тому, как сделать корректировку 2-НДФЛ за 2019 год в соответствии с требованиями ФНС
Актуальные бланки утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018. Заполните новую отчетность информацией о доходах работников, начисленных за 2019 год. Если организации требуется подать корректировочную отчетность за более ранние сроки, то заполняйте бланки, соответствующие отчетным периодам.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).