Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году

За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:

• оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;

• осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;

• нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:

• 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,

• 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.

Обращение с документами кассовой дисциплины

Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.

Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:

• при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
• при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).

Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление

Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.

Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:

Операция	Какой документ составляют	Форма
Приход денег в кассу	Приходной кассовый ордер (ПКО)	№КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88
Расход	Расходный кассовый ордер (РКО)	№КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций

Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.

Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:

• компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
• предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.

Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:

• компании — на 5-10 тысяч рублей;
• ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 2: Лимит денег в кассе

Данный предел в компании устанавливается самостоятельно. При расчетах учитываются следующие факторы:

• сфера деятельности компании;
• сезонность;
• ежедневная выручка;
• расходы компании.

Лимит остатка — это ограничение размера «Налички», которую разрешено хранить в кассе. Деньги свыше этой суммы кладутся в банк.

Расчет лимита в кассе проводится по двум вариантам:

• по сумме доходов;
• по сумме расходов.

Первый вариант использует формулу:

Л = В / П * Ч,

Где Л – лимит в кассе, т.р.;

В – выручка компании, т.р.;

П – период времени, дни;

Ч – частота сдачи денег в кассу, дн.

Пример № 1. Исходные данные для расчета:

• пик работы магазина по выручке – 1,5 последние недели года. Официально рабочих дней – 7;
• инкассация проводится раз в 3 дня;
• выручка составила 250 т.р.;

Расчеты:

Л = 250 / 7 * 3 = 107,1 т.р.

Лимит в кассе компании должен составлять 107, 1 т.р.

Оставшаяся сумма сверх лимита должна быть передана в банк на инкассацию.

Второй вариант расчета учитывает сумму расходов компании. Формула выглядит так:

Л = Р / П * Ч,

где Р – сумма расходов фирмы, т.р.

Пример № 2. Исходные данные для расчета:

• период – август;
• число дней – 23;
• выплаты за период составили 350 т.р.;
• инкассация один раз в 7 дней.

Расчеты:

350 / 23*7 = 106,5 т.р.

Лимит в кассе установлен 106, 5 т.р.

Формула и методика расчета лимита обязательно указываются в учетной политике компании.

Важно! В 2023 году расчет лимита можно производить в произвольной форме. Надо только обязательно указать применяемый способ расчета. Документооборот остается тем же.

Среди основных документов при установлении лимита выделяют:

• приказ об установлении либо отмене лимита;
• пример расчета.

Скачать образцы и бланки данных документов можно ниже.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Использование ККМ в 2020 году

У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

• поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
• в отдаленных и труднодоступных местах;
• в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
• аптечные организации в сельской местности;
• по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
• платных услуг библиотечного дела;
• прием наличности за коммунальные услуги;
• образовательные услуги населению;
• предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
• оказание услуг центрами культуры и творчества.

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Знание кассовой дисциплины. Что это такое

Знание кассовой дисциплины предполагает, что компания соблюдает все нормы действующего законодательства по проведению операций с денежными средствами (это также относится и к предпринимателям).

Эти требования можно подразделить на несколько крупных блоков, включающих в себя более мелкие нормы и условия:

Первый блок — составление необходимых документов, которые отражают движение наличности в кассе. Главный бухгалтер, кассир или иной работник должен обеспечить составление обязательных отчетов. Например, приходные и расходные ордера (ПКО, PKO) должны сопровождать выдачу денег из кассы и их поступление. Важно правильно заполнять все реквизиты, чтобы оформленные документы считались действительными. Кроме того, ПКО и PKO должны вноситься в специальную кассовую книгу компании, что позволяет ежедневно проводить сверку фактических и задокументированных операций с наличными деньгами.

Примечательно, что с внедрением онлайн-касс, перечень требуемой документации сократился. Раньше требовалось дополнительно составлять такие формы, как ТОРГ-1, КМ-1 и другие. Введение онлайн-ККТ сделало составление таких отчетов необязательным (что подтверждается в разъяснениях Минфина от 16 сентября 2016 года N 03-01-15/ 544413).

Что такое кассовая дисциплина?

Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».

---

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

---

В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?

Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.

Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:

• банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;

• монета имеет мелкие механические повреждения.

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Целевой расход кассовых денег

По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:

• на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
• на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
• на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
• на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
• для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
• для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.

Все операции, связанные с наличностью, необходимо отражать в бухгалтерском учете, а также вести необходимую документацию. Так, при поступлении денег в кассу их нужно оприходовать. Для этого создается такой документ, как приходный кассовый ордер. При расходовании денежных средств создается расходный кассовый ордер. Также необходимо вести кассовую книгу. Это журнал, в котором отражены все приходы и расходы наличных денежных средств. Кассовую книгу можно вести в письменном виде, а можно в электронном.

Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:

• превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
• наличность не была оприходована;
• хранение наличных денег вне сейфа;
• наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
• трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.

В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.

Нарушение	Наказание для ИП	Наказание для юрлица
Отсутствие ККТ	25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р.	От 75 до 100%
Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю	2000 рублей	10 000 рублей
Онлайн-касса не соответствует требованиям	От 1500 до 3000 рублей	От 5000 до 10 000 рублей

Похожие записи:

• Какие льготы есть у чернобыльцев и членов их семей
• Страховые взносы – 2023: начисление, уплата, отчетность
• Ксенон в 2023 году: штраф или лишение прав?