Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Стоимость изготовления печати колеблется от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей. Срок изготовления зависит от условий договора и сложности работы. Обычно на изготовление штампа уходит от нескольких часов до двух-трех дней. Стоимость зависит от:
- оснастки:
- ручная,
- автоматическая;
- дизайна:
- простой,
- сложный;
- срочности изготовления.
Чем сложнее изготовление вашей печати, тем больше денег вы отдадите за нее, и тем дольше будет изготовление.
Чтобы изготовить печать надо:
- обратиться в специализированную компанию;
- предоставить копии паспорта, ОГРНИП, ИНН;
- выбрать дизайн;
- заключить договор на оказание услуг по изготовлению печати,;
- оплатить услугу;
- забрать печать.
Для защиты печати от подделок, можно запросить изготовление дополнительных защитных средств:
- гильоширные сетки толщиной до 0,01 мм.,
- химические или ультрафиолетовые метки,
- многоцветность,
- гравировка рисунков и фотографий,
- двухмерный штрих-код.
Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати
Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.
В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.
Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.
Кто занимается ее изготовлением
Изготовлением печатей занимаются многие компании. Они располагают специализированным оборудованием и приспособлениями для создания такой продукции. Выбирая компанию, чтобы изготовить штамп, предпринимателю следует обратить внимание на качество используемых материалов. Дешевые штампы не дают хорошего оттиска, увеличивают затраты на расходные материалы и служат совсем недолго. Более того, из-за некачественной печати могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.
Наиболее востребованными являются печати, изготовленные из резины методикой лазерной гравировки. Есть еще полимерные штампы, но срок их службы значительно короче. Лазерная гравировка позволяет создавать тончайшие элементы, делать оттиски шрифтов с засечками, микротекстов и прочих деталей. Возможно заказать печати с защитой от подделки и полутоновыми изображениями.
Печати с защитой от подделки — это штемпели с доп. элементами защиты, которые трудно подделать. Ведь сегодня прогресс не стоит на месте. Так, сегодня любой штамп, проставленный на бумаге, можно отсканировать на принтере и при применении специального оборудования с легкостью воспроизвести.
Чтобы избежать подделки, следует заказать печать с защитой от подделки. Основные виды изделия приведены ниже в таблице.
| № | Вид печати с защитой от подделки | Элементы защиты |
| 1 | По ГОСТу | Защитные элементы, соответствующие ГОСТ Р 51511-2001., кроме «орла». Есть фраза «по ГОСТу», что говорит о высокой степени защиты |
| 2 | Контролер | Еле заметные контрольные метки, с помощью которых можно установить ее подлинность. В комплект входит шаблон с подробным описанием каждой из меток и указанию их места расположения |
| 3 | Цербер (или Ц. 2) | Имеет 2 рисунка: первый — обычный, видимый невооруженным глазом, а второй — УФ-изображение (скрытый). Сам оттиск выглядит, как стандартный. Однако, на самом деле это не так. Ведь справа и слева здесь есть 2 доп. скрытых сектора, которые покрыты краской УФ-отверждения |
| 4 | Хамелеон (УФ) | По своим характеристикам похожа на Цербер и Цербер 2. Только в скрытое УФ-изображение нет гильоша (сетки) и оно наносится на радиус больше видимого рисунка |
| 5 | Макраме | Декоративные сетки. Рисунок представляет собой сетку. Толщина каждой линии сетки – 1 волос человека |
| 6 | Радуга | Разноцветное изделие |
| 7 | Текстура (Полутон) | Полутоновый рисунок или видимый текст на заднем фоне (надпись в центре). Изготавливается на лазерном гравере с разрешением в 1500 DPI, обеспечивающем наличие мелких деталей в 1-м изображении |
| 8 | Спец шрифт | Покрыто шрифтом с уникальным дизайном. Его нельзя «скачать» в интернете или откуда-то взять. Ведь создание специального шрифта для заказчика осуществляется по конкретному алгоритму |
| 9 | MOIRIGHT (голографическая) | Скрытые рисунки (надписи), которые можно выявить только с помощью применения контрольного шаблона. Содержит растровое изображение-голографию (или 2 разных рисунка), позволяющую показать скрытые мелкие элементы.
Без применения контрольного шаблона скрытые детали увидеть невозможно. На заказ можно сделать Moiright (Один рисунок 1-м шаблоном), Moiright 2 (Два рисунка 1-м шаблоном) и Moiright 3 (Два рисунка 2 шаблонами) |
| 10 | QR код | Оснащена QR-кодом. В нем закодирована регистрационные сведения по ИП (Ф. И. О., ЕГРИП, и др.) |
| 11 | С УФ- краской | Применяется в первую очередь для подписания важных различных документов (кассовых, трудовых договоров и др.). Причем, клише изготавливается из резины, а краска может быть невидимой и видимой днем. УФ-краска может быть желтого, синего, белого, зеленого или красного цвета |
Однако, бумага, куда ставится УФ-печать, не должна иметь своего УФ-свечения (не должны быть покрыта оптическим отбеливателем). Невидимые краска и рисунок скрыты от посторонних глаз при дневном освещении и совместимы с водно-дисперсионной видимой краской.
Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати
Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.
В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.
Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.
Печати с защитой от подделки — это штемпели с доп. элементами защиты, которые трудно подделать. Ведь сегодня прогресс не стоит на месте. Так, сегодня любой штамп, проставленный на бумаге, можно отсканировать на принтере и при применении специального оборудования с легкостью воспроизвести.
Чтобы избежать подделки, следует заказать печать с защитой от подделки. Основные виды изделия приведены ниже в таблице.
| № | Вид печати с защитой от подделки | Элементы защиты |
| 1 | По ГОСТу | Защитные элементы, соответствующие ГОСТ Р 51511-2001., кроме «орла». Есть фраза «по ГОСТу», что говорит о высокой степени защиты |
| 2 | Контролер | Еле заметные контрольные метки, с помощью которых можно установить ее подлинность. В комплект входит шаблон с подробным описанием каждой из меток и указанию их места расположения |
| 3 | Цербер (или Ц. 2) | Имеет 2 рисунка: первый — обычный, видимый невооруженным глазом, а второй — УФ-изображение (скрытый). Сам оттиск выглядит, как стандартный. Однако, на самом деле это не так. Ведь справа и слева здесь есть 2 доп. скрытых сектора, которые покрыты краской УФ-отверждения |
| 4 | Хамелеон (УФ) | По своим характеристикам похожа на Цербер и Цербер 2. Только в скрытое УФ-изображение нет гильоша (сетки) и оно наносится на радиус больше видимого рисунка |
| 5 | Макраме | Декоративные сетки. Рисунок представляет собой сетку. Толщина каждой линии сетки – 1 волос человека |
| 6 | Радуга | Разноцветное изделие |
| 7 | Текстура (Полутон) | Полутоновый рисунок или видимый текст на заднем фоне (надпись в центре). Изготавливается на лазерном гравере с разрешением в 1500 DPI, обеспечивающем наличие мелких деталей в 1-м изображении |
| 8 | Спец шрифт | Покрыто шрифтом с уникальным дизайном. Его нельзя «скачать» в интернете или откуда-то взять. Ведь создание специального шрифта для заказчика осуществляется по конкретному алгоритму |
| 9 | MOIRIGHT (голографическая) | Скрытые рисунки (надписи), которые можно выявить только с помощью применения контрольного шаблона. Содержит растровое изображение-голографию (или 2 разных рисунка), позволяющую показать скрытые мелкие элементы.
Без применения контрольного шаблона скрытые детали увидеть невозможно. На заказ можно сделать Moiright (Один рисунок 1-м шаблоном), Moiright 2 (Два рисунка 1-м шаблоном) и Moiright 3 (Два рисунка 2 шаблонами) |
| 10 | QR код | Оснащена QR-кодом. В нем закодирована регистрационные сведения по ИП (Ф. И. О., ЕГРИП, и др.) |
| 11 | С УФ- краской | Применяется в первую очередь для подписания важных различных документов (кассовых, трудовых договоров и др.). Причем, клише изготавливается из резины, а краска может быть невидимой и видимой днем. УФ-краска может быть желтого, синего, белого, зеленого или красного цвета |
Однако, бумага, куда ставится УФ-печать, не должна иметь своего УФ-свечения (не должны быть покрыта оптическим отбеливателем). Невидимые краска и рисунок скрыты от посторонних глаз при дневном освещении и совместимы с водно-дисперсионной видимой краской.
Для начала следует разобраться с вопросом может ли ИП работать без печати в 2023 году. Российские законы не требуют обязательного наличия печати у предпринимателя. Заверять документы (декларации, договора и другие бумаги) бизнесменам разрешается собственной подписью. Иногда при этом необходимо поставить обозначение «б/п».
Однако есть ситуации, в которых ИП обязан располагать печатью. Это относится к бизнесменам, которые:
- Нанимают сотрудников — запись в трудовой книжке действительна только при наличии печати.
- Оформляют приходные кассовые ордера и путевые листы — их подлинность может подтвердить только оттиск.
- Работают с БСО (накладными, товарными чеками и т. д.) — подписание такой документации в обязательном порядке сопровождается постановкой печати.
- Участвуют в госзакупках — заявку без оттиска просто не примут.
Иногда требования печати для ИП в 2023 году предъявляют банковские учреждения при открытии расчетного счета. Такие правила устанавливаются внутренними актами банка. А вот с чековыми книжками работа возможна исключительно с печатью.
Стоимость изготовления
Стоимость печати зависит от типа штампа и оснастки, а также особенностей нанесения данных. Модель с защитой обойдется дороже обычной, многоцветная — дороже одноцветной. Кроме того, у каждого производителя — своя ценовая политика. В целом заказать печать для ИП можно за 300-1500 рублей.
ИП вправе работать без печати, но может изготовить ее в добровольном порядке. Изготовители предлагают различные варианты, в том числе из долговечных материалов, многоцветные, с нанесением изображений, защитой от подделки. Из всех этих факторов складывается стоимость печати. На печать разрешается наносить логотипы и прочие рисунки, есть всего несколько запретных изображений, например, российский герб.
Работая без штампа, ИП может предоставлять контрагентам письмо, подтверждающее отсутствие оттиска. При наличии печати ее разрешается по личному желанию регистрировать в госорганах. Индивидуальная печать позволяет бизнесмену продемонстрировать свой статус и сотрудничать с крупными организациями, включая государственные структуры.
Плюсы и минусы штемпеля
Как уже говорилось ранее, нужно ли для ИП делать печать или нет – предприниматель определяет сам, но при этом ему стоит учесть не только достоинства, но и недостатки использования инструмента. К первой группе относятся:
-
Увеличение числа потенциальных клиентов, контрагентов. Государственные компании обычно отказываются от сотрудничества с потенциально ненадежными поставщиками, а наличие клише может повысить уровень доверия к бизнесмену.
-
Возможность нанимать людей на работу с соблюдением всех норм трудового законодательства.
-
Шанс полностью отказаться от приобретения кассовой техники, но только в случае, если такой вариант предусматривается используемой системой налогообложения.
-
Повышение уровня доверия ко всей компании, а значит и статуса.
-
Возрастание безопасности в сфере взаимодействия с другими организациями.
Что касается минусов, их гораздо меньше. Самыми неприятными можно считать:
-
Единовременные расходы на производство штемпеля.
-
Необходимость постоянно носить штамп с собой.
-
Высокий риск потерять оттиск или стать жертвой преступников.
В целом преимущества явно выигрывают на фоне недостатков, а значит именно на них следует опираться при выборе.
Так как само наличие оттиска это добровольный выбор, то дополнительно извещать о нем государственные органы необязательно. Более того, производство каждого нового штемпеля в этом случае не будет означать прекращение «полномочий» предыдущего.
Но по собственному желанию обратиться в контролирующие службы для фиксации наличия этого инструмента бизнесмен вполне может. Провести процедуру могут в нескольких учреждениях:
-
В отделении федеральной налоговой службы.
-
Торгово-промышленной палате.
-
В официальном реестре компании, подготовившей клише, если такая услуга предоставляется.
Если индивидуальный предприниматель отказывается от регистрации, он вновь повышает вероятность использования его имени мошенниками. Как уже говорилось ранее, бизнесмен вправе сделать несколько отдельных штампов и каждый из них останется действительным. Соответственно, в случае, если дойдет до судебного разбирательства, без информации о внешнем виде печати из органа, зарегистрировавшего ее, суд в любом случае признает штемпель действительным, даже если по факту это не так.
Где сделать печать для ИП
Изготовить печать можно в специализированных сервисах. Выбрать предстоит не только изображение для оттиска, но и внешний вид самой печати. Например, она может быть ручной или автоматической.
Первый вариант дешевле, такая печать занимает меньше места (а значит ее проще носить с собой, но и проще потерять). Автоматическая печать выигрывает по удобству в использовании, особенно если речь идет о большом документообороте.
Стоимость изготовления печати: 200-2000 рублей. Сроки изготовления: 3 часа – 7 дней.
Некоторые компании по изготовлению печатей могут предоставить предпринимателю такой огромный выбор, что несложно растеряться. Китайские аналоги могут быть в десятки раз дешевле европейских, но служить гораздо меньше. Каждый предприниматель вправе сделать свой выбор. Главное – печать должна быть удобной и подходящей владельцу по габаритам.
Обязательно ли ИП иметь печать
МНЕНИЕ При некоторых обстоятельствах индивидуальному предпринимателю обзавестись личным оттиском не помешает. Более крупные партнеры и контрагенты рассматривают наличие печати как дополнительный гарант подлинности документа. Уступая их требованиям, иногда целесообразно изготовление печати для ИП. Данный реквизит не носит обязательный характер. Личная подпись имеет гораздо большую ценность при оформлении документов. Даже для составления договоров между контрагентами достаточно подписей ответственных лиц. И хотя мнения коммерческих партнеров могут отличаться от позиции предпринимателя, то, что у ИП нет печати ― это законно.
Требования по заполнению многих документов содержали положения об использовании оттиска. Например, инструкция о заполнению трудовых книжек не допускала возможности отсутствия печати работодателя. И для того чтобы подтвердить подлинность документа, ответ на вопрос должна ли быть печать у ИП был утвердительным. Подобное разночтение потребовало внесения корректировок в законодательные акты. В 2023 году правила по заполнению трудовых книжек работника были изменены. Оттиск работодателя на первой странице документа стал необязательным реквизитом. И теперь не возникает дополнительных вопросов, даже если ИП работает без печати.
Разрешается ли работать без печати
Надо ли регистрировать печать ИП? Законом РФ не требуется от ИП наличие печати. Если бизнесмен полагает, что для его работы не нужен оттиск, то он может обойтись без него. Чтобы заверять документы, необходима только личная подпись.
Раньше делать печать разрешалось лишь в нескольких специальных компаниях, сейчас перечень фирм широкий. Но при этом не все они делают работу добросовестно. Так, когда изготовитель не запрашивает документы, это может быть связано с мошенничеством.
Для исключения подделки заказывается дополнительная защита в виде:
- гильоширных сеток до 0,1 мм;
- химических и ультрафиолетовых меток;
- многоцветности;
- гравировки изображений;
- двухмерного штрих-кода.
Добровольная форма уничтожения печати
В любое время ИП имеет право отказаться от печати. Для этого выполняется процедура уничтожения и составляется акт, который заверяют подписью ИП. О данном факте надо оповестить банк, если ИП использовал оттиск для выполнения операция с расчетным счетом.