Какие документы должен получить сотрудник при увольнении с 2023?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должен получить сотрудник при увольнении с 2023?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Штрафы за непредставление документов при увольнении работника

Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Какие документы выдаются сотруднику при увольнении

При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.

Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.

Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.

Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:

• Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
• Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
• Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
• Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
• Расчетный листок.
• Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника

Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:

Было до 2023 года	Стало с 01.01.2023 года	Получатель	Сроки
СЗВ-М	Персонифицированные сведения о физлицах	ИФНС	до 25 числа следующего за месяцем увольнения
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1	СФР	на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1	СФР	в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года
РСВ (раздел 3)	РСВ (раздел 3)	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
4-ФСС	Раздел 2 отчёта ЕФС-1	СФР	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
ДСВ-3	Подраздел 3 отчёта ЕФС-1	СФР	для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно
6-НДФЛ	6-НДФЛ	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	ИФНС	до 25 февраля следующего года

Форма СТД-Р вместо трудовой книжки при увольнении с 1 февраля 2020 года

Прежде всего, необходимо помнить о том, что в 2020 году введены новые электронные трудовые книжки. Бумажный вариант документа утратил актуальность, хотя, по желанию каждого работника, его заполнение может продолжаться работодателем параллельно с ведением электронной формы.

Теперь при увольнении тем работникам, которые выбрали электронную форму трудовой книжки, выдают документ установленного образца СТД-Р со всеми необходимыми сведениями. Это – своеобразная выписка из электронной трудовой книжки, которую отныне будут хранить в Пенсионном фонде России.

Напомним, что сведения об изменениях в трудовую книжку передает в ПФР работодатель в также утвержденной типовой форме бланка СЗВ-ТД.

Как уволить сотрудника по собственному желанию

В дополнение к документам из предыдущего раздела нужно подготовить ещё два:

1. Заявление об увольнении.

2. Приказ об увольнении.

Заявление об увольнении

В нём работник в письменной форме должен объяснить, почему он хочет покинуть организацию. Писать заявление можно в свободной форме, главное — включить несколько пунктов:

• фамилию, имя, отчество и должность;

• основание увольнения — по собственному желанию;

• дата предполагаемого увольнения;

• дата подписания заявления;

• подпись.

В самом заявлении не должно быть абстрактных формулировок. Работник должен написать своё явное желание уволиться. Если заявление написано некорректно, попросите сотрудника его переписать. А когда оно будет подходить по правилам, поставьте в нём дату, подпись и заключение «согласен». Само заявление можно зарегистрировать в журнале учёта, если такой есть.

Подать заявление об увольнении по собственному желанию работник может за 2 недели до планируемого ухода. Если он на испытательном сроке, то за 3 дня. Есть исключение: если сотрудник поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником, уволить его нужно в день требования. Так же можно поступить и по взаимной договорённости.

Важно! Отсчёт дней для отработки начинается со следующего рабочего дня после подачи заявления. При этом в расчёт входят выходные и праздники.

Приказ об увольнении

Универсальной формы приказа нет. Её можно разработать самостоятельно и закрепить в учётной политике. Вот, что обязательно должно быть в форме:

1. Название компании.

2. Название документа. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

3. Номер приказа по системе учета документов в компании и дата его издания. Дата в этом случае — последний рабочий день сотрудника.

4. Реквизиты трудового договора.

5. Сведения о работнике. Его ФИО, должность, подразделение, номер в табеле.

6. Основание увольнения. В этом случае — инициатива работника.

7. Подпись руководителя компании с расшифровкой.

8. Подпись сотрудника, ее расшифровка и дата, когда он ознакомился с документом.

Перечень бумаг для выдачи сотруднику

При расставании с сотрудником работодателю необходимо подготовить определенный пакет справок и форм, эти документы при увольнении выдают обязательно и независимо от основания расторжения трудового договора.

Законодатель принуждает работодателей отдать на руки гражданину следующие обязательные документы при увольнении в 2023 году:

1. Трудовую книжку.
2. Санитарную книжку (при наличии).

Одновременно с ними готовятся и выдаются обязательные справки при увольнении, в том числе:

1. Форма 2-НДФЛ.
2. Сведения о сумме заработной платы.
3. Документ по форме СЗВ-М.
4. Документ о страховом стаже.
5. Расчет по страховым взносам.

Перечень документов при увольнении в 2023 году

Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.

Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.

Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.

Сотруднику надо выдать такие документы:

• бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
• выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
• выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
• расчетный листок.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Документы, которые обязан выдать работодатель при увольнении

Смена места работы – не самый приятный процесс, даже если она инициирована самим работником и впереди его ждёт интересная, перспективная а, главное, более оплачиваемая деятельность.

Ведь подписание обходного листа, сбор необходимых бумаг, выполнение незавершённых и задач-хвостов порой просто не дают нам сфокусировать внимание на важных целях.

В этой статье мы решили рассмотреть документы, которые обязан выдать работодатель при увольнении в 2023 году и рассказать читателям сайта «Юридическая скорая» о проблемах, с которыми мы сталкивались в ходе нашей практики.

В принципе, основной «костяк» обязательных к выдаче документов остался прежним. Так, в него сегодня входит 7 справок и форм: Не хотите вникать в суть проблемы? Задайте свой вопрос дежурному юристу БЕСПЛАТНО!

Опишите ситуацию и нажмите «Задать вопрос». А, сейчас, давайте рассмотрим перечисленные на фото справки подробнее и посмотрим, какие дополнительные бумаги могут быть выданы работодателем в особых случаях.

Ответственность за невыдачу документов

Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.

К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.

Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.

Выдача документов и справок

Руководитель, увольняя иностранца, может не знать, какие справки выдать ему на руки. Особых отличий от обычного увольнения тут нет. Обязательно бывшему сотруднику выдается на руки трудовая книжка со всеми записями. По его требованию работодатель также должен выдать справку СЗВ-М, 2-НФДЛ. Все документы передаются непосредственно сотруднику или его уполномоченному лицу при наличии подтверждающего документа.

Важно также в день увольнения полностью расплатиться с бывшим сотрудником. Ему полагаются те же выплаты, что и россиянам. В число основных входит заработная плата за отработанное время и компенсация за неиспользованный отпуск. При наличии систем премирования или особых условий, работник может получить и иные формы финансирования.

Похожие записи:

• С 1 марта изменятся суммы и порядок выдачи пособий: Что нужно учесть получателям
• Составление решения учредителя о смене директора ООО
• Имущественный вычет при продаже квартиры: как можно сэкономить на налогах