Аудит оплаты труда: как и зачем проводится

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит оплаты труда: как и зачем проводится». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В бухгалтерском учете суммы единого социального налога (далее – ЕСН), исчисленные в порядке, установленном гл. 24 «Единый социальный налог» НК, входят в состав расходов по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счетов затрат или прочих (на которых произведены соответствующие начисления в оплату труда) в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с разбивкой суммы налога на суммы, зачисляемые в федеральный бюджет и соответствующие фонды.

Нарушения, которые часто выявляются при аудите

В процессе проверок довольно часто выявляются нарушения. Это реалии функционирования российских компаний. Предприниматели говорят о том, что при работе практически невозможно обойтись без нарушений. Рассмотрим их перечень:

• Сотрудники работают на предприятии неофициально. То есть отсутствуют трудовые договоры.
• Нет коллективных договоров с сотрудниками.
• Нет заявлений сотрудников о выдаче льгот по НДФЛ.
• Предприятие необоснованно списывает средства с баланса на выплату налогов на обучение сотрудников. То есть вычеты были сделаны, однако требуемые учебные мероприятия не произведены.
• Работодатель начисляет надбавки к зарплате сотрудников без оснований. То есть проведенные доплаты и премии не подтверждены внутренними документами предприятия и трудовыми договорами.
• В ПФР и подобные органы не делаются выплаты, которые предприятие обязано делать: премия, оплата питания, различная финансовая помощь.
• Предприятие игнорирует необходимость оформления отпускных, выдачу компенсаций работникам, которые осуществляют свою деятельность на основании договоров гражданско-правового типа.
• Компания многократно заключает договор с одним работником на выполнение одной и той же услуги.

Во многих организациях сотрудники не оформлены официально. Такое нарушение объясняется тем, что работодатель не желает оплачивать налоги и прочие выплаты. Также распространенность проблемы вызвана небольшими компаниями при выявлении. Это грубое нарушение Трудового кодекса.

Какие учетные регистры проверяют

В ходе проверки аудиторы оценят, имеется ли у предприятия задолженность перед персоналом по оплате труда по счету 70, а также задолженность по уплате НДФЛ — по счету 68. Но не только.

Все проверяемые регистры:

Наименование регистра и счет БУ	Цель проверки
НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента по счету 68.01	Правильность удержания НДФЛ
Расчеты по социальному страхованию и обеспечению по счету 69	Правильность начисления взносов на ОПС, ОМС, СНС, пособий по временной нетрудоспособности
Расчеты с персоналом по оплате труда по счету 70	Полнота и своевременность начисления и выплаты заработной платы
Расчеты с подотчетными лицами по счету 71	Полнота и своевременность отчетов сотрудников по выданным под отчет суммам
Расчеты с персоналом по прочим операциям по счету 73	Как правило, здесь отражаются удержания из заработной платы, например по недостачам
Расчеты по исполнительным документам по счету 76.41	Обоснованность и правильность удержаний по исполнительным листам

Оформление итогов проверки

По завершении проверки аудитор обязан предоставить заказчику акт проверки, основной частью которого является аудиторское заключение. Проверяющий также имеет возможность отказаться от предоставления заключения, если тому есть веские причины.

Заключение может быть:

• положительным в случае, когда учет труда полностью соответствует действующему законодательству, а сведения, указанные в бухгалтерской и налоговой отчетности, достоверны;
• условно-положительным, когда в целом учет хозяйственного субъекта организован с учетом требований законодательства, но в процессе проверки установлены незначительные нарушения, либо несущественные, легко устранимые искажения показателей отчетности;
• отрицательное, когда показатели отчетности организации не соответствуют фактическим показателям учета либо бухгалтерский учет начисления зарплаты ведется с грубыми нарушениями законодательства.

Нарушения, которые часто выявляются при аудите

В процессе проверок довольно часто выявляются нарушения. Это реалии функционирования российских компаний. Предприниматели говорят о том, что при работе практически невозможно обойтись без нарушений. Рассмотрим их перечень:

• Сотрудники работают на предприятии неофициально. То есть отсутствуют трудовые договоры.
• Нет коллективных договоров с сотрудниками.
• Нет заявлений сотрудников о выдаче льгот по НДФЛ.
• Предприятие необоснованно списывает средства с баланса на выплату налогов на обучение сотрудников. То есть вычеты были сделаны, однако требуемые учебные мероприятия не произведены.
• Работодатель начисляет надбавки к зарплате сотрудников без оснований. То есть проведенные доплаты и премии не подтверждены внутренними документами предприятия и трудовыми договорами.
• В ПФР и подобные органы не делаются выплаты, которые предприятие обязано делать: премия, оплата питания, различная финансовая помощь.
• Предприятие игнорирует необходимость оформления отпускных, выдачу компенсаций работникам, которые осуществляют свою деятельность на основании договоров гражданско-правового типа.
• Компания многократно заключает договор с одним работником на выполнение одной и той же услуги.

Во многих организациях сотрудники не оформлены официально. Такое нарушение объясняется тем, что работодатель не желает оплачивать налоги и прочие выплаты. Также распространенность проблемы вызвана небольшими компаниями при выявлении. Это грубое нарушение Трудового кодекса.

• Итоги аудиторской проверки многое дают предприятию.
• Наличие сведений о нарушениях позволяет своевременно их исправить, наладить законное функционирование компании.
• Однако не всегда аудит дает нужные результаты. К сожалению, полностью законная работа предприятия в России – это не так просто. Пару ошибок можно обнаружить в любой компании. Однако они не должны быть крупными и систематическими.
• Если сама основа предприятия не является законной, вряд ли оно сможет работать долгие годы.
• Сознательные нарушения влекут за собой штрафы, порчу деловой репутации.
• На данный момент не все компании имеют полное представление обо всех нюансах законной деятельности. Работники также не осведомлены о своих правах.

Цели проверки и источники информации

Проверка носит комплексный характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оп­лат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета рас­четов как по физическим лицам, так и в целом по предприятию, а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда и выплат социального характера.

В качестве основной нормативно-правовой базы используют­ся Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс и Налоговый ко­декс Российской Федерации.

Процесс документальной проверки

Для реализации всех поставленных перед аудитором задач нужно изучение широкого набора документации. К числу обязательных для рассмотрения относят:

• локальные акты предприятия, содержащие инструкционный и методический материал – положения об оплате труда, о премировании, коллдоговор, трудовые соглашения с сотрудниками, штатное расписание и др.;
• распорядительные документы;
• личные карточки работников;
• бланки, отражающие отработанное время или выполненные объемы работ – табели, наряды, больничные листы и др.;
• расчетные и платежные формы – ведомости начисления зарплаты, платежные ведомости, расчет отпусков и др.

После сверки и сопоставления первичных документов начинают анализ обобщенных данных. Для этого изучают сведения из финансовой отчетности с учетом ее приложений и письменных пояснений к ней. Обязательно анализируют корректность всех показателей в оборотных ведомостях и главной книге.

При аудите расчетов с персоналом по оплате труда проверяющему понадобятся карточки таких счетов:

• 68 – при проведении анализа правильности произведенных бухгалтером удержаний из доходов работников;
• 69 – его субсчета помогают отследить корректность расчета величины страховых взносов и полноту их перечисления;
• 70 – показывает правильность начислений по оплате труда и осуществленной выплате зарплаты и аванса;
• 73 – используют при анализе данных по прочим расчетам с сотрудниками компании;
• 76 – применяют для комплекса расчетных операций по алиментам.

Какие ошибки находят в процессе аудита и как их исправить

К сожалению, как работодатели, так и сами работники не всегда в полной мере осознают свои права и обязанности в сфере оплаты труда.

Чаще всего аудит расходов на оплату труда находит ошибки, связанные с некорректным оформлением нормативной документации. Например, отсутствие обязательных условий и данных о размере заработной платы в трудовых договорах. Нередко работодатели выплачивают премии и надбавки, не предусмотренные локальными нормативными актами и соглашениями, не включают в базу для расчета страховых взносов выплаты, осуществляемые за счет собственных средств предприятия, не запрашивают и не хранят заявления от персонала о предоставлении льгот по НДФЛ. Распространены и случаи задержки заработной платы, отпускных и командировочных, начисленных при увольнении компенсаций и других сумм.

Любая из вышеперечисленных ошибок повышает вероятность претензий со стороны надзорных органов. Поэтому запросов на аудит расчета заработной платы с каждым годом становится больше. Это эффективный инструмент управления предприятием. Вы научитесь использовать его в рутинных, нестандартных и сложных ситуациях, посетив двухдневный мастер-класс от экспертов в области кадрового и финансового управления. Узнайте, как устранить зоны риска, установить понятные и прозрачные правила премирования, ввести удобную систему учета отработанного времени и выбрать оптимальный график работы, чтобы не переплачивать персоналу.

При осуществлении проверки проводится инспектирование бумаг:

• Проверка законности учета рабочего дня.
• Установление законности составления платежной документации.
• Установление правомерности учета депонированной зарплаты.

Аудитором производится также проверка сумм выданных зарплат путем расчетов. В частности, осуществляются следующие мероприятия:

• Установление обоснованности начислений. Все зарплаты должны быть выплачены в полном объеме. Сотрудникам производятся начисления за сверхурочную работу, труд в ночное время, выходные дни.
• Проверяется полнота отчислений по дополнительным зарплатам: выплаты по листу о временной нетрудоспособности.
• Проверяется полнота расчета общего дохода.

В рамки процедуры включена проверка обоснованности льгот по налогам. Проверяется законность налоговых вычетов, обоснованность использования ставок по налогам. Также аудитор устанавливает законность удержаний, произведенных по исполнительному листу. Одна из самых трудоемких задач – проверка соответствия показателей бухучета и регистров.

Задачи аудита расчетов с персоналом по оплате труда

• В рамках проведения аудиторской проверки аудитором должны быть решены следующие задачи:
• – удостовериться в
  соответствии локальных нормативных актов требования действующего
  законодательства в части оплаты труда работников организации;
• – проверить
  обоснованность произведенных операций по начислению и выплате заработной платы,
  в том числе и в рамках заключенных договоров;
• – проверить
  достоверность отражения операций по учету расчетов по оплате труда в
  бухгалтерском учете;
• – проверить
  соответствие аналитического и синтетического учета;
• – проверить достоверность обязательств по оплате труда, отраженных в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Зачем нужен аудит? Персонал к таким мероприятия относится категорически настороженно, заранее убеждая себя, что руководители просто хотят кого-то уволить. Фактически польза аудита намного обширнее, чем может себе представить неспециалист. По мере завершения проверки можно:

• оценить, необходимы ли другие работники;
• проверить, обеспечена ли кадрами компания;
• выявить структуру управленцев;
• определить, нужно ли обучать работников;
• понять, какой стиль управления применяется;
• оценить психологический, социальный климат в организации;
• выявить, откуда начинается сопротивление нововведениям;
• понять, велик ли инновационный потенциал;
• определить, каково распределение кадров в компании.

Если был проведен качественный аудит, персонал и руководитель становятся сплоченным единым целым. В ходе исследования выявляются опасные работники, непроизводительные, а также изыскиваются меры устранения конфликтных ситуаций. Аудит позволяет сформировать такую мотивационную систему. Которая будет применима к условиям конкретной организации.

Если запланирован аудит расчетов с персоналом по оплате труда, помните, что анализ возможен при наличии первичного учета, для которого применяют унифицированные формы.

Руководитель компании обязан предоставить документы:

• приказы о найме работников;
• карты Т2;
• приказы, отправляющие персонал в отпуска, на другие должности;
• документы о расторжении трудовых отношений.

Корректный аудит с персоналом по оплате труда возможен, если занимающийся проверкой специалист имеет в своем распоряжении:

• платёжные ведомости;
• табеля отработанного времени;
• табеля расчета оплаты;
• ведомости Т-49;
• лицевой счет.

Дополнительные сведения проверяющий получает из первичных документов, фиксирующих сдельную оплату, также учитывающих выработку.

Аудит выплаты заработной платы

Согласно ст. 136 ТК срок выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором, но не реже двух раз в месяц.

Выдача наличных денег из касс предприятий на выплату заработной платы производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям (без составления расходного кассового ордера на каждого получателя) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок)).

В соответствии с п. 7 Порядка предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее, в частности, на оплату труда. При этом предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

По истечении установленных сроков оплаты труда кассир закрывает ведомость в порядке, указанном в п. 18 Порядка. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делается надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах (при наличии таковых), производится сверка их с общим итогом по платежной ведомости.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются бухгалтерией после их выдачи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) (п. 21 Порядка).

В конце последнего дня выплаты заработной платы на основании Отчета кассира (второй экземпляр листа Кассовой книги (форма № КО-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88)) и приложенных к нему расходных кассовых документов в бухгалтерском учете отражается сумма выплаченной работникам заработной платы по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению.

Сумма депонированной заработной платы отражается в учете по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и дебету счета 70.

Оформление итогов проверки

По завершении проверки аудитор обязан предоставить заказчику акт проверки, основной частью которого является аудиторское заключение. Проверяющий также имеет возможность отказаться от предоставления заключения, если тому есть веские причины.

Заключение может быть:

• положительным в случае, когда учет труда полностью соответствует действующему законодательству, а сведения, указанные в бухгалтерской и налоговой отчетности, достоверны;
• условно-положительным, когда в целом учет хозяйственного субъекта организован с учетом требований законодательства, но в процессе проверки установлены незначительные нарушения, либо несущественные, легко устранимые искажения показателей отчетности;
• отрицательное, когда показатели отчетности организации не соответствуют фактическим показателям учета либо бухгалтерский учет начисления зарплаты ведется с грубыми нарушениями законодательства.

Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям

Цель аудита расчетов с персоналом — проверка соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработке платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения учете всех видов расчетов между предприятием и его работниками.

Аудиторская проверка расчетов с персоналом является весьма трудоемкой для средних и крупных предприятий по причине их разнообразий и систематического характера. Данная группа расчетов помимо взаимоотношений предприятия со своими работниками по поводу оплаты труда включает также расчеты по прочим операциям: личному страхованию предоставленным ссудам, оплате товаров в кредит, возмещению причи­ненного ущерба и др.

Источниками информации для проверки расчетов с персоналом являют­ся: штатное расписание, положения, приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры личного стра­хования, на выдачу ссуд, продажу товаров кредит и др., табеля учета ис­пользования рабочего времени и учета заработной платы (ф. №Т-12), наряды, путевые листы, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетно-платежные, расчетные и платежные ведомости (ф. №№ Т-49, Т-51 и Т-53), лицевые счета (ф. № Т-54) и налоговые карточки работников, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, акты инвентаризации имущества, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 68, 69, 70, 73,-76, 91, 94 и др., Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

Задачами аудита расчетов с персоналом являются:

— подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с персоналом;

— подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

— установление законности и полноты удержаний из заработной платы и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюджета, Пенсионного фонда РФ, других юридических и физических лиц;

— проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

— проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по прочим операциям.

Приступая к проверке расчетом с персоналом по оплате труда и по другим операциям, аудиторы должны выяснить: какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии, имеется ли внутреннее по­ложение об оплате труда работнике» и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет Расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспечен­ность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их рабо­той, компьютеризирован ли данный участок учета и др.); осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформля­ются эти операции и др. На основе полученной информации аудиторы заполняют тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бух­галтерского учета по данному разделу проверки и форму­лируют мнение в отношении первоначальной оценки эффективности указанных систем.

Достоверность произведенных работникам начислений заработной пла­ты и других выплат (премий, материальной помощи, подарков и т. д.) про­веряется, как правило, выборочно. Для этого в выборку включаются дан­ные по различным категориям работающих или уволенных сотрудников (руководителей, специалистов, рабочих и др.), по основным видам начис­лений (удельный вес которых, как правило, превышает 5% от общей сум­мы заработной платы) и по разным временным периодам (обычно, за один месяц каждого квартана). Проверке подвергаются расчетные и платежные ведомости, лицевые счета сотрудников, а также первичные документы (та­бели, наряды и др.), на основании которых произведены начисления зара­ботной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполне­ния и соответствие требованиям нормативных документов.

Цели и задачи проверки

Главная цель аудита – определение соответствия используемой предприятием методики бухучета касательно оплаты труда законам страны. Производится сверка фактического положения дел в компании с нормативными бумагами, постановлениями, актами, внутренней документацией.

Рассмотрим задачи проверки:

• Контроль над исполнением закона касательно начисления зарплат, удержаний платы, а также отражений всех операций в бухучете.
• Установление достоверности проведенных операций по оплате труда и их фиксации в бухучете.
• Сравнение сведений из аналитического и синтетического учета.
• Установление законности оформления сотрудников на предприятии.

Аудиторский анализ основывается на таких документах, как:

• Штатное расписание.
• Бумаги, на основании которых распределяются прибыли.
• Приказы.
• Личные карточки сотрудников.
• Трудовые договоры.
• Табели по организации времени.
• Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность.
• Расчетные и платежные ведомости.
• Лицевые счета.
• Бухгалтерский баланс.
• Регистры для учета.

При проведении проверки могут использоваться все документы, связанные с трудовыми взаимоотношениями. Потребуется комплексный аналог бумаг. К примеру, сложно осуществить полноценный аудит на основании одних лишь трудовых договоров. Нужны бумаги, которые указывают на фактическую оплату труда.

Перечисление зарплаты на карточные счета работников

Факт выплаты заработной платы через банк регистрируется документом «Платежное поручение», который можно заполнить автоматически из формы документа «Зарплата к выплате организаций».

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой «1С» совместно со Сбербанком РФ. Информация передается с предприятия в банк и из банка на предприятие в виде файла формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в «1С:Бухгалтерии 8.0» используется специальная обработка.

Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми предприятию параметрами карточных счетов своих работников, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

При регистрации документа «Начисление зарплаты работникам организации» суммы налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его льготах, содержащихся в информационной базе.

Единый социальный налог (ЕСН) считается налогом не на работника, а на организацию. Расчет сумм ЕСН и пенсионных взносов вынесены в отдельный документ «Расчет ЕСН». Заполнение табличной части документа и собственно расчет выполняются автоматически с использованием исходной информации, содержащейся в документе «Начисление зарплаты работникам организаций».

Похожие записи:

• Как купить квартиру в браке: инструкция
• Методические указания по применению
• ВС разбирался, кто ответит за отсутствие пломбы на счетчике