Топ 10: Программы для формирования графика отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Топ 10: Программы для формирования графика отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Составление Графика отпусков в «1С»

Для того чтобы сформировать График отпусков в «1С: Зарплата и управление персоналом», перейдите в Раздел «Кадры» — Журнал «Графики, переносы отпусков».

Далее, воспользуйтесь Командой «Создать» и выберете «График отпусков». В шапке открывшегося документа укажите название предприятия и дату формирования Графика – напоминаем, по общему правилу, документ должен быть составлен не менее, чем за две недели до начала календарного года.

После указания основных реквизитов заполните табличную часть одним из следующих способов:

• с помощью Команды «Подбор», выбрав сотрудников из предлагаемого списка. Чтобы включить в график всех сотрудников, наберите на клавиатуре комбинацию «Ctrl+A» и после нажмите «Выбрать», закрыв в форму в документе будут отражены все работники;

• с помощью Команды «Добавить», внося в документ отдельных лиц, работающих в организации»

• загрузив данные из внешнего файла.

Приложение полезно для качественной оптимизации и автоматизации процессов по планированию отпусков. Она экономит часы работы, которые обычно тратятся на то, чтобы подсчитать дни по календарю вручную. Гибкая регулировка настроек – еще одна важная особенность. Программу легко адаптировать под кодексы различных стран СНГ. То есть можно так настроить приложение, что оно будет учитывать все государственные и национальные праздники автоматически.

Кроме стандартных шаблонов, в «Калькуляторе отпусков» есть возможность индивидуальных настроек. Пользователь может отменить отдых отдельным сотрудникам в дни праздников, создать собственный календарный план смен работника. Для сложных видов посменных графиков можно создать персональную систему выходных дней по неделям, перенести их на любой день. Отсчет рабочих и отпускных дней можно вести с любой даты, выбирать ее можно в интерактивном электронном календаре.

В программе отсутствуют функции для расчета объемов отпускных средств, выплачиваемых сотрудникам. Эту работу придется делать в других приложениях.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Пошаговая инструкция формирования:

1. Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
2. Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
3. Заполнение утвержденной формы.
4. Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
5. Этап утверждения руководителем.
6. Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.

В каком случае вносятся изменения в график

Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.

Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.

Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.

Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:

• Если у работника наступает период нетрудоспособности.
• В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.

Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.

График отпусков на 2023 год: образец

Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

График должен содержать:

• наименование предприятия (ФИО ИП);
• подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
• название документа, его номер и дату составления;
• наименование структурных подразделений предприятия;
• наименование должностей работников;
• Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
• сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
• графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Что отражать в графике

Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
• дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

График отпусков на 2023 год: образец

Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

График должен содержать:

• наименование предприятия (ФИО ИП);
• подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
• название документа, его номер и дату составления;
• наименование структурных подразделений предприятия;
• наименование должностей работников;
• Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
• сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
• графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.

Утверждение графика отпусков

После составления документа, работодатель обязан его утвердить. Для этого необходимо издать приказ. Законодательство не регламентирует его форму. Поэтому каждый работодатель составляет документ с учетом определенных рекомендаций.

В приказе об утверждении графика отпусков должна присутствовать следующая информация:

• данные о работодателе (наименование, адрес);
• номер и дата приказа в соответствии с внутренним документооборотом;
• основание для составления приказа (ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации);
• факт утверждения графика отпусков на определенный год;
• сведения о лицах, ответственных за составление и утверждение графика отпусков;
• рекомендации сотрудникам бухгалтерии о сроках начисления отпускных.

Работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если этот день выпадает на выходной или праздник, утверждение производят в первый рабочий день после них.

Правила создания графика отпусков

1. Учитывая Ст. 123 Трудового Кодекса РФ, планировать отпуск персонала в организациях необходимо составлять заблаговременно, а именно, за две недели до наступления нового календарного года.
2. В график отпусков необходимо включать всех сотрудников организации, с которыми оформлены договорные отношения.
3. Очень важно учитывать пожелания и потребности сотрудников, имеющих какие-либо льготы.
4. Пожелания всех остальных сотрудников необходимо согласовывать с руководителем компании с целью обеспечения непрерывного рабочего процесса.
5. Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска должно быть написано работником за две недели до его начал.
6. В первую очередь согласование графика отпусков должно произойти с сотрудниками, которые имеют право на отдых в комфортное время именно для них: многодетные родители, совместители, несовершеннолетние работники, почетные доноры, военнослужащие, родители детей-инвалидов.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок

Важно! Отпуск может быть поделен на части (необязательно на 2, их может быть и больше).

• Обязательно согласие трудящегося на разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ). Без этого у работодателя нет никаких правовых оснований дробить отпуск сотрудника (см. письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
• Одна из таких частей должна быть не короче 14 календарных дней, остальные — любой длительности (даже по 1 дню).

Если к моменту утверждения документа уже имеется договоренность с сотрудником о разбивке его отпуска на части, это сразу может быть отображено в графике (см. наш образец по ссылке выше).

Обратите внимание! Если же необходимость разбить свой отпуск на части возникла у сотрудника в течение года, то он должен написать заявление в адрес работодателя, и, если такое заявление будет удовлетворено, в график будут внесены соответствующие изменения.

Законодателем установлены следующие случаи, когда работодатель может согласовать перенесение или продление отпуска с учетом мнения на этот счет трудящегося (ст. 124 ТК РФ):

• по причине временной нетрудоспособности последнего;
• по причине выполнения работником во время отпуска гособязанностей, если на законодательном уровне регламентировано освобождение от работы по этой причине;
• в иных регламентированных законом случаях.

Работодатель обязан по заявлению трудящегося перенести отпуск на срок по выбору самого трудящегося, если:

• последнему не были своевременно выплачены отпускные;
• последний был извещен о начале отпуска позже чем за 2 недели до его первого дня (форма и способ такого уведомления ТК РФ не регламентированы, поэтому работодатель может определить их самостоятельно, см. письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Похожие записи:

• Методические указания по применению
• Тахографы — Установка, обслуживание, особенности и эксплуатация
• Налоговый вычет 2023: кто и как может получить, когда и какие документы подавать