Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить распределение и перераспределение должностных обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.
Какие документы понадобятся
Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:
- Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
- Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).
Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.
Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:
- разграничит деятельность работников;
- уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
- повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
- поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
- сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.
Распределение труда АУП
Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.
На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).
Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:
- индивидуальных собеседований;
- наблюдений;
- собранного фактического материала о стиле руководства и результатах работы.
Кстати говоря! Делегирование ответственности, как правило, осуществляется по двум моделям, условно называемым «елочка» и «матрешка». В первом случае высший руководитель использует лишь часть прав и полномочий заместителя, а во втором имеет место множественное подчинение и полное поглощение прав руководителя низшего ранга. Выбранная модель берется за основу ЛНА.
Например, умение общаться для консультанта может оцениваться следующим образом:
- 1 балл: затруднительно вступает в контакт, предпочитает монолог диалогу, ко всем контактирующим с ним лицам имеет одинаковый подход;
- 2 балла: легко вступает в контакт, чаще использует диалог в качестве формы общения, по большей части подстраивается под характер собеседника;
- 3 балла: легко вступает в контакт, использует для общения диалоги, умело владеет навыками психологии общения.
Как выглядит оценочная характеристика умения продавать:
- 1 балл: знания о продукте и представляемой компании ограничиваются лишь необходимым минимумом, первым в зале на контакт не идет, чувствует напряжение, в сложных ситуациях не следует стандартам, прописанным в инструкции, отдает инициативу в диалоге с покупателем, не способен работать с сомнениями и возражениями, которые высказывает покупатель, легко выходит из себя, результат продаж за определенный период ниже среднего;
- 2 балла: использует знания о продукте и компании, содержащиеся в методическом пособии, своевременно получает новую информацию, по большей части проявляет инициативу в диалоге с покупателем, сам начинает общение, в зале активен, выясняет потребности клиентов при помощи вопросов, активно взаимодействует с покупателем на протяжении всего периода продажи товара или услуги, в сложной ситуации не теряется, профессионально подходит к решению конфликтов, результат продаж за определенный период средний;
- 3 балла: хорошо знаком не только с информацией о продуктах данной компании, но и с товарами конкурентов, своевременно получает новые знания, изучает дополнительную литературу, при общении с клиентами берет инициативу на себя, подробно выясняет детали, которые требуются клиенту, грамотно описывает те или иные товары, активно работает с покупателем на всем периоде продажи, хорошо находит выход из сложных ситуаций, предупреждает возникающие конфликты, лидер по продажам за определенный период.
Способы оформления обязанностей
Процедура оформления дополнительных рабочих функций может осуществляться несколькими путями:
| Способ оформления | Описание |
| Определением дополнительно нагрузки в должностной инструкции | Весьма часто в инструкции в разделе «взаимоотношения по должности», можно встретить фразу, что в период отсутствия какого-то работника наш специалист обязывается временно исполнять его обязанности. С виду безобидный пункт на практике оборачивается необходимостью некоторое время (например, из-за болезни или на период отпуска) бесплатно выполнять обязанности коллеги и нести за это ответственность. |
| Путем изменения должностной инструкции | Работодатели нередко прибегают к варианту пересмотра инструкции. Либо внесением в нее изменений (дополнений), после которых обязанности сотрудника существенно возрастают. Делается это приказом по предприятию. Работник должен быть об этом уведомлен заблаговременно (не менее чем за 2 месяца). Если он с этим не согласится, то его могут уволить по инициативе администрации по причине отказа работать в новых условиях. |
| Временным возложение дополнительных обязанностей по освободившейся должности приказом по предприятию | Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем. Может прекращаться досрочно по инициативе одной из сторон, либо обоюдным согласием. |
| Через трудоустройство в качестве совместителя | В этом случае работник трудоустраивается на освободившуюся должность «на полставки». Оформляется отдельным приказом по кадрам. Ведется отдельный учет времени работы, начисление заработной платы, имеются разные записи в трудовой книжке. Чтобы прекратить такие отношение, потребуется официально уволиться с должности совместителя, придерживаясь процедуры, предусмотренной законодательством. |
Приказ должен иметь название должности, по которой выполняется совмещение (замещение), период такой работы, размер вознаграждения, подписываться руководителем. Если указать период нет возможности (должность вакантная, либо сотрудник длительно болеет), можно обозначить событие. Им будет момент приема нового труженика, либо выздоровления имеющегося.
Помните, самый простой способ нагрузить работника дополнительной работой – прописать это в должностной инструкции. Но такие поручения должны четко соответствовать профилю его должности. Иначе работодателя может ожидать юридическая ответственность.
Что собой представляют дополнительные обязанности
Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:
- Наличие письменного согласия сотрудника.
- Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
- Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).
Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.
При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
| Принцип | Применение принципа |
| Разделение подразделений на одинаковые по численности группы | Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников |
| Ориентир на основные направления деятельности подразделения | Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними |
| Территориальный | Нахождение подразделений на разных территориях |
| Распределение с учетом вида производимых продуктов | Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию |
| Учет мнения потребителя | Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг) |
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
История возникновения профессии
Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.
Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна – уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.
Разделение и кооперация труда
Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.
Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.
А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.
На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:
| Технологическое | Для него имеет значение структура производственного процесса, уровень механизации, объем производства и т.д. |
| Функциональное | В процессе труда определяется роль и место каждого отдельного сотрудника. |
| Профессиональное | Предполагает деление персонала на группы по специальностям и профессиям. |
Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.
Должностная инструкция
Все обязанности работников прописаны в должностной инструкции. Этим документом всегда нужно руководствоваться при выполнении рабочих задач, потому что некоторые поручения начальства могут не соответствовать написанным положениям.
Подобные инструкции составляются на основе государственной системы документационного обеспечения управления, которая устанавливает обязательные для всех требования к составлению документов, касающихся управления персоналом и организации работы.
Также у должностной инструкции есть еще несколько побочных задач:
- Исключение конфликтных ситуаций в коллективе. Благодаря этому улучшается психологический климат в команде и повышается эффективность работы ее членов.
- Разгрузка сотрудников, которые негласно выполняют дополнительные обязанности.
- Создание комфортной обстановки для руководителей, которые, благодаря наличию должностной инструкции, точно знают, с кого и за что можно спросить.
- Аналогично для сотрудников. Они будут знать, за что и кто с них может спросить.
Как оформить распределение и перераспределение полномочий
Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.
Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:
- шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
- название, дату составления и регистрационный номер;
- вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
- заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.
Права и обязанности работника и работодателя по трудовому кодексу РФ
Поскольку работодатель и работник являются неотъемлемыми субъектами единого трудового процесса, права одной стороны отображают обязанности другой стороны.
Таблица ниже кратко демонстрирует такую зависимость между обязанностями сотрудника и правами его нанимателя:
| Сфера применения | Обязанности работника | Права работодателя |
| Трудовой контракт | Тщательное исполнение своих функций, описанных в этом документе | Ожидание выполнения всех пунктов этого документа в полном объёме |
| Организация рабочего процесса | Неукоснительное соблюдение внутреннего распорядка предприятия | Требование соблюдения оформленного графика работы |
| Внимательное соблюдение трудовой дисциплины | Сообщение всех правил поведения и работы и ожидание их неукоснительного выполнения | |
| Выполнение установленных норм в полном объёме | Установка норм в виде должностной инструкции. Вынесение устных и письменных замечаний в случае ненадлежащего исполнения обязанностей | |
| Обеспечение безопасности своего труда | Указание на необходимость соблюдения правил в области охраны труда | |
| Бережное отношение к имуществу работодателя, которым он пользуется во время работы | При передаче оборудования и оснащения сотруднику получение их после его увольнения в том же состоянии, в каком оно было передано в момент его трудоустройства | |
| Незамедлительное информирование руководства о возникновении ситуаций, которые могут представлять угрозу для жизни и здоровья лиц, находящихся на работе, а также для имущества | Получение информации о возможных проблемах и угрозах, своевременное реагирование на них |
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.