Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача при получении товара от поставщика: бухучет и налогообложение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отражение в учете оплаты поставщику (операция 1.1 «Перечисление предварительной оплаты») в программе регистрируется с помощью документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (раздел Банк и касса — подраздел Банк — Банковские выписки), который может быть создан вручную или сформирован на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банк»).
Перечисление денежных средств поставщику
В результате проведения документа Списание с расчетного счета в регистр бухгалтерии вносится запись:
Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму перечисленной поставщику предоплаты в размере 240 000,00 руб.
В соответствии с пунктами 1, 3 статьи 168 НК РФ покупателю товаров, перечислившему сумму предоплаты, должен быть выставлен счет-фактура не позднее 5 календарных дней, считая со дня получения предоплаты продавцом.
Этот счет-фактура является основанием для принятия покупателем, перечислившим сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав), к вычету сумм налога, исчисленных и предъявленных продавцом, при наличии документов, подтверждающих фактическое перечисление сумм предоплаты, и договора, предусматривающего перечисление указанных сумм (п. 2 ст. 169, п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).
Поступивший от поставщика счет-фактуру на перечисленную предоплату (операции 1.2 «Регистрация полученного счета-фактуры»; 1.3 «Вычет НДС по перечисленной предварительной оплате») можно ввести:
- через список документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки — подраздел Покупки — Счета-фактуры полученные);
- на основании документа Списание с расчетного счета по кнопке Создать на основании.
В новом документе Счет-фактура полученный большинство полей заполняются автоматически. При этом следует дополнительно указать:
- в полях Счет-фактура № и от — номер и дату счета-фактуры, полученного от продавца;
- в поле Получен — дату фактического получения счета-фактуры, которая по умолчанию проставляется аналогичной дате счета-фактуры, указанной в поле от.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Акт о недостаче или пересортице: особенности документа
Работа с актом о недостаче или пересортице требует соблюдения определенных условий, чтобы предъявленная претензия была удовлетворена в полном объеме. Так, необходимо оформить жалобу, а также большим плюсом будет присутствие при приемке товара независимой стороны.
Жалобу на недостачу можно предъявить также при поставке некомплектного товара. В данном случае можно сохранить товар и дождаться докомплектации товара или потребовать поставки новой единицы товара. Кроме акта рекомендуется составить претензию, в которой указать возможные варианты решения проблемы. Существуют следующие варианты решения проблемы:
- Предъявить требование о доставке или замене недостающего товара;
- Предоставить денежную разницу за отсутствующий товар или несоответствующие товарные группы.
Пошаговый алгоритм приемки товара
Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:
- используемого транспортного средства;
- места разгрузки;
- параметров груза.
Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:
- выполняется подъезд к месту размещения;
- проверка сопроводительной документации;
- определение размеров ворот для проезда транспорта;
- выделение пространства для разгрузки;
- подача оборудования для перевозки;
- осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
- вывоз с помощью рохли на место хранения;
- сверка и оформление сопроводительных документов;
- регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
- письменное оформление данных о получении груза в реестр;
- подготовка зоны для размещения и хранения.
Прием товара по качеству
Согласно действующему законодательству, материально ответственное лицо может составить акт о несоответствии товара в срок не позднее пяти дней, если будет выявлен факт неукомплектованности груза. На определение недостатков, не обнаруженных сразу, дается четыре месяца. Нормативные сроки указываются в договоре обеими сторонами.
Проверка товара на качество определяется, как было уже указано выше, путем выборки. Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком. Проводится сверка привезенного товара с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой. Изделия осматриваются по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации. Скоропортящиеся продукты также оцениваются по запаху. Претензии к непригодной продукции предъявляются на основании соответствующего пункта в документации.
Что делать при недопоставке товара. Доказательство недопоставки
Если недопоставка товара обнаружена при приемке — обязательно напишите об этом в накладной (своей и поставщика — и обе накладные сфотографируйте), а также сфотографируйте товар (если по фото можно определить недопоставку) и очень желательно, чтобы в кадре фигурировал грузоперевозчик. Далее нужно незамедлительно отправить поставщику претензию на юридический адрес ценным письмом с описью вложений. В претензии известить о недопоставке, приложить фото и копии накладной. Далее созвать комиссию поставщика и покупателя в составе которой подписать акт осмотра товара.
Если недопоставка обнаружена уже после приемки (подписания передаточных актов), то дело существенно осложняется.
В самом простом случае из самих передаточных документов может следовать, что товар поставлен не полностью. Если таких документов нет, то необходимо:
- Проверить договор – возможно в нем есть положения, дающие срок на обнаружение недостатков поставки (тогда в течение этого срока можно заявить о недопоставке).
- Определить – была ли реальная возможность у покупателя проверить качество товара при приемке.
- В любом случае при обнаружении недопоставки нужно собрать комиссию покупателя, пригласить представителя поставщика и составить акт осмотра поставленного товара. Если представитель поставщика не явится – сделать отметку об этом в акте и пригласить незаинтересованного свидетеля, который также подпишет акт.
Оформление недостачи при приемке товара
Обновление: 6 октября 2016 г.
Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?
Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.
При составлении акта в произвольной форме нужно обязательно отметить, какое количество товара указано в транспортных документах и товарной накладной, сколько было принято по факту и сколько составила недостача. Те товары, по которым расхождений не выявлено, в акте перечислять не нужно. Акт подписывают члены комиссии, представитель поставщика (перевозчика) и эксперт (если привлекался), а затем руководитель организации-покупателя утверждает акт. В товарной накладной желательно сделать отметку о том, что при приемке выявлены расхождения по количеству, а также указать номер и дату составления акта.
На следующем этапе нужно оформить претензионное письмо (претензию) в адрес поставщика. В нем нужно обозначить свои требования: либо допоставить товар, либо вернуть деньги, если была предоплата п. 1 ст. 466, п. 3 ст. 487, п. 1 ст. 511 ГК РФ.
К претензии покупатель прикладывает один экземпляр акта о расхождениях. Второй экземпляр акта остается у покупателя, третий — передается представителю поставщика (или иной организации), который присутствовал при приемке, а четвертый — забирает перевозчик, доставивший товар (если был договор перевозки).
Зарегистрируйте в книге покупок имеющийся счет-фактуру только на стоимость реально поступившего товара. Если поставщик выставит корректировочный счет-фактуру с уменьшением количества товара, то регистрировать его в книге покупок уже не нужно Письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48.
Претензионное письмо может выглядеть так.
Акт недостачи товара при приемке
Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.
Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.
Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Место приемки товара;
- Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
- Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
- Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
- Способ доставки и дата отправления товара;
- Дата отправления товара со склада или станции отправления.
Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.
Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:
- Наименование товара;
- Номер места;
- Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
- Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
- Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
- Номер паспорта.
Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.
Столбцы таблицы имеют следующие наименования:
- Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
- Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
- Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
- Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
- Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
- Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.
В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.
Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.
В каких случаях используется
Данный акт составляется в различных ситуациях: при отправке, при получении товара, при ревизии складов или материально-технической базы, при проведении инвентаризации и пр. Следует знать, что у компаний имеются определенные нормативы износа МТЦ и товаров, благодаря чему они включаются в естественные расходы. В случае если нормативы превышены, то товары списываются согласно действующей процедуры, а кладовщикам (или другим ответственным лицам) выдвигают обоснованные претензии за недостаточно качественно проведенную работу по сохранности товарно-материальных ценностей.
Внимание:
товары или сырье могут пострадать не только по причине допущенных ошибок, но и из-за непреодолимой силы, к примеру, пожара, землетрясения, ограбления и пр. В этом случае также составляется акт, а данные о потерях вносятся в соответствующие бухгалтерские документы.
Акт подписывается ответственными лицами (обычно для этого назначается комиссия), а затем и руководителем предприятия. При нанесении ущерба непреодолимой силой документы могут быть переданы в страховую службу, если товары были застрахованы, с последующей выплатой компенсации. В случае если недостатки были обнаружены при получении товара, то копия акта передается поставщику или перевозчику с целью получения от него внятных объяснений и компенсаций. Чтобы у двух сторон не возникало разногласий, акт составляется максимально корректно, без ошибок, исправлений и помарок, в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Если в нем будут допущены ошибки, то вторая сторона может отказаться от выплаты компенсации, и ее сторону наверняка займет и суд.
Реквизиты и структура акта о недостаче
Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:
- Место и дата формирования;
- Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
- Состав комиссии, совершающей приемку товара;
- После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
- Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
- Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
- Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
- В подведении итогов определить виновное лицо.
Особенности формирования акта, общие моменты
Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.
- В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
- Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
- Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
- первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя.
Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.
- Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
- При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
Для чего нужен акт о недостаче товара
Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:
- Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
- Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.
Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.
Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:
- по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
- порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
- в случае поставки некомплектного товара.
Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.