Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на приобретение компьютера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Организация режима труда и отдыха при работе с ПЭВМ
Для сохранения здоровья и обеспечения оптимальной работоспособности пользователей ПЭВМ на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы.
Действующие нормативные акты предусматривают определенный режим работы на компьютере с перерывами, периодичность и продолжительность которых зависит от вида выполняемой работы, ее категории, а также от продолжительности смены. При восьмичасовой рабочей неделе перерывы составляют 15 минут через два часа после начала работы и через два часа после перерыва на обед для сотрудников, чья деятельность связана со считыванием информации с экрана.
Для предупреждения преждевременной утомляемости у работающих с ПЭВМ, зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха, следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы с ПЭВМ, коррекцию длительности перерывов для отдыха или проводить смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПЭВМ.
1. Правила по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте (далее – Правила) устанавливают государственные нормативные требования охраны труда при проведении строительных работ, выполняемых при новом строительстве, расширении, реконструкции, техническом перевооружении, текущем и капитальном ремонте зданий и сооружений (далее – строительное производство).
Требования Правил обязательны для исполнения работодателями, являющимися индивидуальными предпринимателями, а также работодателями – юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы при организации и осуществлении ими строительного производства.
2. Работодатель (лицо, осуществляющее строительство, расширение, реконструкцию, техническое перевооружение, капитальный ремонт объекта капитального строительства, которым может являться застройщик либо привлекаемое застройщиком или техническим заказчиком на основании гражданско-правового договора физическое или юридическое лицо, соответствующее требованиям градостроительного законодательства Российской Федерации, и которое вправе выполнять определенные виды работ по строительству, расширению, реконструкции, техническому перевооружению, капитальному ремонту объекта капитального строительства самостоятельно или с привлечением других лиц, соответствующих требованиям градостроительного законодательства Российской Федерации) должен обеспечить безопасность строительного производства и безопасную эксплуатацию технологического оборудования, используемого в строительном производстве, соответствие строительного производства требованиям законодательства Российской Федерации об охране труда и иных нормативных правовых актов в сфере охраны труда, а также контроль за соблюдением требований Правил.
3. В соответствии с требованиями Правил работодателем в установленном порядке должна быть организована разработка инструкций по охране труда по профессиям и (или) видам выполняемых работ, которые утверждаются локальными нормативными актами работодателя с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками, участвующими в строительном производстве, (далее – работники) представительного органа (при наличии).
4. В случае применения технологий и методов работ, материалов, технологической оснастки, инструмента, инвентаря, оборудования и транспортных средств, требования охраны труда к которым не регламентированы Правилами, работодателем должны быть разработаны и проведены мероприятия по охране труда в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда (далее – требования охраны труда).
5. Работодатель, исходя из специфики своего строительного производства и характеристик объекта, обязан в рамках процедуры управления профессиональными рисками системы управления охраной труда (далее – СУОТ) провести оценку профессиональных рисков, связанных со следующими опасностями:
- Используемые им движущиеся машины и механизмы, подвижные части технологического оборудования, передвигающиеся заготовки и строительные материалы
- Опрокидывание машин
- Неустойчивое состояния сооружения, объекта, опалубки и поддерживающих креплений
- Высокие ветровые нагрузки
- Падающие куски породы, предметы и материалы, самопроизвольно обрушающиеся конструкции зданий и сооружений и их элементы, оборудование, горные породы и грунты
- Наличие острой кромки, углов, торчащих штырей
- Работы на высоте
- Опасность, связанная с выбросом пыли и вредных веществ
- Опасность, связанная с воздействием шума, в том числе опасность, связанная с возможностью не услышать звуковой сигнал об опасности
- Опасность недостаточной освещенности или повышенной яркости света в рабочей зоне
- Опасность воздействия пониженных или повышенных температур воздуха
- Опасность поражения током
- Иные опасности, представляющие угрозу жизни и здоровью работников, включенных работодателем в перечень идентифицированных опасностей
6. Работодатель обязан проконтролировать наличие и достаточность сведений в документации, представляемой им в рамках специальной оценки условий труда (СОУТ) для идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов строительного производства. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов строительного производства может быть расширен работодателем, исходя из специфики своего строительного производства и характеристик объекта.
7. Работодатель в зависимости от специфики своей деятельности и исходя из оценки уровня профессионального риска вправе:
- Устанавливать дополнительные требования безопасности, не противоречащие Правилам. Требования охраны труда должны содержаться в соответствующих инструкциях по охране труда, доводиться до работника в виде распоряжений, указаний, инструктажа
- В целях контроля за безопасным производством работ применять приборы, устройства, оборудование и (или) комплекс (систему) приборов, устройств, оборудования, обеспечивающие дистанционную видео-, аудио или иную фиксацию процессов производства работ
IV. Требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест
47. На рабочих местах безопасность оборудования и производственных процессов должна обеспечиваться в соответствии с требованиями эксплуатационно-технической документации, а условия труда должны соответствовать государственным нормативным требованиям охраны труда.
48. При организации рабочих мест безопасность работников должна обеспечиваться:
- Защитой работников от опасности, создаваемой движущимися частями технологического оборудования, изделиями, заготовками и материалами, отлетающими частицами обрабатываемого материала и брызгами смазочно-охлаждающих жидкостей
- Соблюдением требований безопасной эксплуатации подъемных сооружений, кранов-манипуляторов, кранов-трубоукладчиков, подъемников с рабочими платформами, строительных подъемников, лифтов, паровых и водогрейных котлов, сосудов, работающих под давлением, трубопроводов пара и горячей воды, установок газового оборудования
- Рациональным размещением технологического оборудования в производственных помещениях и вне их и обеспечением безопасного расстояния между оборудованием и стенами, колоннами, безопасной ширины проходов и проездов
49. Места временного или постоянного нахождения работников, не участвующих непосредственно в проведении строительного производства, должны располагаться за пределами опасных зон.
50. При организации рабочих мест, связанных с использованием строительных машин и иного технологического оборудования, в целях устранения вредного воздействия шума должны применяться:
- Технические средства (уменьшение шума машин в источнике его образования, применение технологических процессов, при которых уровень звукового давления на рабочих местах не превышает допустимый)
- Строительно-акустические мероприятия
- Дистанционное управление шумными машинами, средства индивидуальной защиты
- Организационные мероприятия (выбор рационального режима труда и отдыха, сокращение времени нахождения в шумных условиях, лечебно-профилактические и другие мероприятия)
Рабочие зоны с превышенным допустимым уровнем шума должны быть обозначены знаками безопасности. Работа в этих зонах без использования средств индивидуальной защиты запрещается.
51. Для снижения вредного воздействия общей вибрации на работников при организации рабочих мест следует предусмотреть возможность реализации защитных мер, включая (в порядке приоритетности): замену оборудования, применение конструктивных мер снижения уровней вибрации, уменьшение времени контакта с вибрирующими поверхностями, применение средств коллективной защиты, а для защиты от локальной вибрации – применение средств индивидуальной защиты.
52. При осуществлении производственных процессов в условиях повышенной запыленности, соответствующей вредным (опасным) условиям труда, работодатель обязан принять меры к снижению концентрации пыли до допустимых уровней или обеспечить работников средствами индивидуальной защиты органов дыхания.
53. Места проведения строительного производства с использованием пылевидных материалов, а также рабочие места у машин для дробления, размола и просеивания этих материалов должны быть обеспечены аспирационными или вентиляционными системами (проветриванием).
Управление затворами, питателями и механизмами на установках для переработки извести, цемента, гипса и других пылевых материалов следует осуществлять с выносных пультов.
54. Проемы в стенах при одностороннем примыкании к ним настила (перекрытия) должны ограждаться, если расстояние от уровня настила до нижнего проема менее 0,7 м.
55. Проходы на рабочих местах и к рабочим местам должны отвечать следующим требованиям:
- Ширина одиночных проходов к рабочим местам и на рабочих местах должна быть не менее 0,8 м
- Высота проходов в свету должна быть не менее 2 м
56. При расположении рабочих мест на перекрытиях воздействие нагрузок на перекрытие от размещенных строительных материалов, оборудования, оснастки и людей не должно превышать расчетные нагрузки на перекрытие, предусмотренные организационно-технологической документацией на производство работ.
57. Опасные зоны, находящиеся внизу под местом выполнения работ на высоте, необходимо определять, обозначать и ограждать в соответствии с правилами по охране труда при работе на высоте, утверждаемыми Минтрудом России в соответствии с подпунктом 5.2.28 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации.
58. Перекрытие лифтовых шахт должно производиться на каждом этаже.
59. Для прохода работников, выполняющих работы на крыше с уклоном более 20°, а также на крыше с покрытием, не рассчитанным на нагрузки от веса работников, необходимо устраивать трапы шириной не менее 0,3 м с поперечными планками для упора ног. Трапы на время работы должны быть закреплены.
60. При использовании в строительном производстве на территории строительного объекта мобильных строительных машин должна обеспечиваться обзорность рабочей и опасной зон с рабочего места машиниста. В случаях, когда машинист, управляющий мобильной строительной машиной, не имеет достаточного обзора, ему должен быть выделен сигнальщик.
Со значением сигналов, подаваемых в процессе работы и передвижения мобильной строительной машины, должны быть ознакомлены работники, связанные с ее работой. Опасные зоны, которые возникают или могут возникнуть во время работы мобильной строительной машины, должны быть обозначены знаками безопасности и (или) предупредительными надписями.
61. Расположение станков, механизмов, верстаков, столов, козел, стеллажей и другого оборудования, используемых при транспортировании строительных материалов и конструкций, не должно создавать петель, встречных, перекрещивающихся и возвратных движений. При расположении технологического оборудования необходимо учитывать вес и габариты обрабатываемых материалов, характер работы и тип оборудования, обеспечивая прямоточность движения и безопасность работ.
62. Размещение на производственной территории строительных объектов стационарного технологического оборудования должно осуществляться в соответствии с проектно-технической документацией.
При этом ширина проходов в цехах не должна быть менее:
- Для магистральных проходов – 1,5 м
- Для проходов между оборудованием – 1,2 м
- Для проходов между стенами производственных зданий и оборудованием – 1,0 м
- Для проходов к оборудованию, предназначенных для его обслуживания и ремонта – 0,8 м
- Ширина проходов у рабочих мест должна быть увеличена не менее чем на 0,75 м при одностороннем расположении рабочих мест от проходов и проездов и не менее чем на 1,5 м при расположении рабочих мест по обе стороны проходов и проездов
63. Установка стационарного технологического оборудования на фундаментах или на межэтажных перекрытиях осуществляется в соответствии с проектной документацией с учетом веса оборудования и действия динамических нагрузок оборудования на перекрытие.
64. Технологическое оборудование, объединенное в единый технологический комплекс с числом работающих более одного, должно снабжаться системами сигнализации, предупреждающими рабочих о пуске. Дистанционный пуск должен производиться после подачи предупредительного звукового или светового сигнала и получения ответного сигнала с мест обслуживания оборудования о возможности пуска.
Сигнальные элементы (звонки, сирены, лампы) должны быть защищены от механических повреждений и расположены так, чтобы обеспечивались надежная слышимость и видимость сигнала в зоне обслуживающего персонала.
На рабочих местах должны быть вывешены таблицы сигналов и инструкции о порядке пуска и остановки технологического оборудования.
65. Размещение в производственных зданиях, галереях и на эстакадах конвейеров должно производиться в соответствии с требованиями охраны труда.
66. При наличии в конструкции бункеров-накопителей люков и иных отверстий, в которые возможно несанкционированное или случайное попадание (падение) человека, должны быть приняты меры, исключающие возможность наступления такой ситуации.
67. Шаровые мельницы и другое дробильное оборудование должно быть оборудовано системами звуковой и световой сигнализации, обеспечивающей двухстороннюю сигнальную связь площадок для обслуживания приемных и транспортирующих устройств с пультом управления дробилок.
68. Работники, обслуживающие дробильные машины, должны быть обеспечены специальными приспособлениями (крючками, клещами и другими) для извлечения из камеры дробилки кусков материалов или случайно попавших недробимых предметов и защитными очками.
69. При эксплуатации строительных подъемников на площадках, с которых производится загрузка или разгрузка кабины (платформы) строительного подъемника, должны быть вывешены правила пользования строительным подъемником, определяющие способ загрузки, способ сигнализации, порядок обслуживания дверей дежурными работниками, запрещение выхода людей на платформу строительного подъемника и указания по его обслуживанию. У мест загрузки или разгрузки кабины или платформы строительного подъемника должны быть сделаны надписи, указывающие вес предельного груза, допускаемого к подъему или спуску.
70. Над местом загрузки строительного подъемника с открытой платформой на высоте от 2,5 м до 5 м должен быть установлен защитный двойной настил из досок толщиной не менее 40 мм.
71. Для обслуживания технологического оборудования, на котором устанавливаются технологическая оснастка и детали массой более 15 кг, должны применяться соответствующие подъемные сооружения или устройства, при помощи которых должны производиться установка и снятие обрабатываемых деталей, технологической оснастки.
72. Опасные зоны видов технологического оборудования, установок и устройств должны быть ограждены, экранированы или иметь устройства, исключающие контакт работников с опасными и вредными производственными факторами.
73. Обрабатываемые движущиеся строительные материалы, выступающие за габариты оборудования, должны быть ограждены и иметь надежные устойчивые поддерживающие приспособления.
74. Подвижные защитные устройства (экраны), установленные на оборудовании для ограждения опасных зон, должны быть сблокированы с пуском оборудования. Переносные ограждения должны быть устойчивы.
Для закрывания и открывания ограждений должны быть предусмотрены ручки, скобы и другие устройства.
75. Ограждения и защитные устройства должны окрашиваться в цвета безопасности.
76. Для обслуживания оборудования на высоте 1 м и более от уровня пола должны устраиваться специальные площадки с перилами и лестницами с поручнями.
77. Устройства для пуска, отключения и остановки технологического оборудования должны быть расположены так, чтобы ими можно было пользоваться непосредственно с рабочего места и чтобы была исключена возможность самопроизвольного включения оборудования и механизмов, травмирования работников.
78. Органы управления эксплуатируемого технологического оборудования (рычаги, рукоятки, маховики, штурвалы, кнопки и другие) должны быть сосредоточены в удобных для работника местах и иметь надписи или символы, указывающие их назначение.
79. Рабочие места с применением технологического оборудования, пуск которого осуществляется извне, должны иметь сигнализацию, предупреждающую о пуске, а в необходимых случаях – связь с оператором.
80. Для общего внутреннего и наружного освещения должно применяться напряжение не выше 220 В переменного или постоянного тока. В помещениях без повышенной опасности напряжение 220 В может применяться для стационарно установленных осветительных приборов вне зависимости от высоты установки.
При высоте подвески менее 2,5 м должны применяться светильники специальной конструкции классов защиты 2 или 3 либо с напряжением не выше 50 В.
Питание светильников напряжением до 50 В должно осуществляться от понижающих трансформаторов, машинных преобразователей, аккумуляторных батарей. Применять для указанных целей автотрансформаторы, дроссели и реостаты запрещается. Корпуса понижающих трансформаторов и их вторичные обмотки должны быть заземлены.
Применять стационарные светильники в качестве переносных запрещается. Следует пользоваться переносными светильниками только промышленного изготовления.
81. Металлические строительные леса, металлические ограждения места работ, полки и лотки для прокладки кабелей и проводов, рельсовые пути подъемных сооружений и транспортных средств с электрическим приводом, корпуса оборудования, машин и механизмов с электроприводом должны быть заземлены (занулены) сразу после их установки на место, до начала каких-либо работ.
82. Разводка временных электросетей напряжением до 1000 В, используемых при электроснабжении объектов строительства, должна быть выполнена изолированными проводами или кабелями на опорах или конструкциях, рассчитанных на механическую прочность при прокладке по ним проводов и кабелей, на высоте над уровнем земли, настила не менее:
- 3,5 м – над проходами
- 6,0 м – над проездами
- 2,5 м – над рабочими местами
VI. Требования охраны труда при разборке (разрушении) зданий и сооружений при их реконструкции или сносе
104. Работодатель обязан в рамках СУОТ с учетом пункта 5 Правил разработать мероприятия обеспечивающие безопасность работников, связанных с опасностями и их источниками, представляющих угрозу жизни и здоровью работников при разборке (разрушении) зданий и сооружений (далее – строения) в процессе их реконструкции или сноса.
105. Разборку (разрушение) строений необходимо осуществлять на основе решений, предусмотренных в организационно-технологической документации на производство работ. Указанные решения должны быть приняты после проведения обследования общего состояния строения, а также фундаментов, стен, колонн, сводов и прочих конструкций. По результатам обследования составляется акт, на основании которого принимается решение о:
- Выборе метода проведения разборки (разрушения)
- Установлении последовательности выполнения работ, исключающих самопроизвольное обрушение конструкций
- Установлении опасных зон при принятом методе разборки (разрушении)и применении при необходимости защитных ограждений
- Временном или постоянном закреплении или усилении конструкций разбираемого строения с целью предотвращения случайного обрушения конструкций
- Мероприятиях по пылеподавлению в процессе разрушения конструкций и их погрузке
- Мерах безопасности при работе на высоте
- Схемах строповки при демонтаже конструкций и оборудования
Методы по вовлечению работников в безопасность труда: кейс «Газпром Добыча Надым»
Компания ООО «Газпром Добыча Надым» в 2019 году разработала «Положение о системе мотивации работников». В программе компания выделила 5 методов по вовлечению работников в процесс создания и обеспечения производственной безопасности, разберем каждую категорию.
Административные
Их можно отнести к «методам кнута», поскольку опираются они на власть и взыскания. Сами административные методы разбиты на еще 5 категорий:
- организационные: разработка внутренних нормативных документов компании, Устава предприятия, Правил внутреннего трудового распорядка. Нарушение правил влечет дисциплинарные взыскания;
- распорядительные: направлены на соблюдение нормативных документов и поддержание системы управления организацией. К ним относятся приказы, инструкции, целевое планирование, координация работ и контроль исполнения;
- материальная ответственность: заключается в обязанности работника возместить стоимость ущерба, который нанесен предприятию по его вине;
- дисциплинарная ответственность: возлагается, если работник нарушил трудовое законодательство и совершил дисциплинарный проступок — не выполнил свои трудовые обязанности, действуя умышленно и неосторожно;
- административная ответственность: работник привлекается в случае совершения административных правонарушений, регулируемых соответствующим Кодексом.
Экономические
Категория «методов пряника», которые разработаны в соответствии с политикой управления оплатой труда работников организаций ПАО «Газпром». Экономические методы заключаются в премировании работника по итогам месяца, с учетом участия и личного вклада в укрепление трудовой дисциплины и улучшения состояния охраны труда и производственной безопасности.
Если работник достиг установленных на предприятии показателей, не нарушил технологическую и трудовую дисциплину, а также выполнил работу по улучшению состояния производственной безопасности, то он будет премирован. Также к статьям причин для осуществления дополнительных выплат будут отнесены:
- работа без аварий и несчастных случаев;
- действия по профилактике производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
- активное участие в мероприятиях, направленных на совершенствование условий охраны труда, и санитарно-оздоровительных мероприятиях, а также в соревнованиях и конкурсах по ОТ;
- внедрение перспективных предложений по модернизации условий труда;
- активная работа по проведению специальной оценки условий труда.
Социологические
Эта группа методов играет важную роль в управлении персоналом и позволяет:
- выделить лидеров и обеспечить их поддержку;
- связать мотивацию персонала и требуемый результат работы;
- повысить уровень коммуникации и эффективно разрешать рабочие конфликты;
- собрать данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала;
- рационально принимать кадровые решения.
К социологическим методам в ООО «Газпром Добыча Надым» относится организация медико-санитарной части, которая, например, обеспечивает взаимодействие подразделений компании в решении вопросов ОТ и здоровья персонала, работающего в экстремальных климатических условиях высоких северных широт. Сюда входит проведение предупредительных мероприятий по охране здоровья и профилактике заболеваний, медицинское обеспечение персонала.
Организационные
Заключаются в том, что предприятие гарантирует работникам достойные и безопасные условия труда, а также со своей стороны обеспечивает производственную безопасность.
К организационным методам относятся:
- проведение мониторинга условий труда и СОУТ, обеспечение персонала социальным страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- формирование высокого уровня культуры производственной безопасности посредством, например, внедрения корпоративных традиций и принципов, создания доверительной формы коммуникации в коллективе.
Работодатели также могут в зависимости от своих финансовых возможностей применять следующие формы (способы) информирования работников с использованием видеоматериалов:
|
ФОРМА/СПОСОБ |
ПОЯСНЕНИЕ |
Демонстрация:
|
При проведении инструктажей и обучения по охране труда, а также на вводных инструктажах для сотрудников |
Демонстрация информационных тематических видеороликов или сюжетов, снятых по материалам реальных событий:
|
В производственных помещениях, кабинетах (уголках) по охране труда, а также общедоступных местах, где установлены ТВ-панели (с видеосвязью или без), а также проекторы |
| Информирование в формате интернет-журнала событий (блога) | – |
Демонстрация видеоматериалов на:
|
Это ролики, посвященные трудовым правам работников, вкл. право на безопасные условия и охрану труда. |
Как написать служебную записку: примеры и образцы
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Служебная записка на приобретение
Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.
Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.
Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.
Требования к организации рабочих мест пользователей ПЭВМ
Когда мы говорим об офисных работниках, в первую очередь подразумеваем работу с персональными компьютерами и другой организационной техникой.
Регулярная работа за компьютером сопровождается постоянным влиянием множества вредных для здоровья факторов. Зачастую специалисты, проводящие больше 12 часов в день за экраном монитора, со временем начинают страдать от профессиональных заболеваний. Поэтому для всех без исключения офисных работников очень важна правильная организация рабочего места за компьютером.
В помещении, где сотрудники непрерывно находятся более двух часов, должно быть естественное освещение (СанПиН 2.2.4.335916). Исключение составляют помещения, которые разрешено размещать в цокольных и подвальных этажах при необходимости соблюдения технологического процесса. Окна в помещениях, где работают с компьютерами, должны быть ориентированы на север и северо-восток. Оконные проемы необходимо оборудовать регулируемыми жалюзи, внешними козырьками и пр. (СанПиН 2.2.2/2.4.134003).
Оборудование и факторы
Оборудование и его размещение
Рабочее место
При работе с компьютером с плоским монитором рабочее место должно иметь площадь не менее 4,5 кв. м, при использовании кинескопического монитора — не менее 6 кв. м. По истечении каждого часа работы помещение должно проветриваться (СанПиН 2.2.2/2.4.134003).
В подвальных помещениях запрещено использование ксероксов, принтеров и другой оргтехники, а для обычных офисов установлены соответствующие нормативы по расстоянию между техническими средствами (СанПиН 2.2.2.133203)
К сведению: помещения, где размещаются рабочие места с ПЭВМ, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением). Не следует размещать рабочие места с ПЭВМ вблизи силовых кабелей и вводов, высоковольтных трансформаторов, технологического оборудования, создающего помехи в работе ПЭВМ.
В помещениях, оборудованных ПЭВМ, должны проводиться ежедневная влажная уборка и систематическое проветривание после каждого часа работы на компьютере
Рабочий стол и компьютерная техника
При размещении рабочих мест с ПЭВМ:
Размещать рабочие столы следует таким образом, чтобы видеодисплейные терминалы были ориентированы боковой стороной к световым проемам и естественный свет падал преимущественно слева.
Важно: при выполнении творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рабочие места с ПЭВМ рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5 — 2м
Персональный компьютер
Экран видеомонитора должен находиться на расстоянии 600 — 700мм от глаз пользователя, но не ближе 500мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Для удобства считывания документов можно применять подвижные подставки (пюпитры), которые размещаются в одной плоскости и на одной высоте с экраном.
При рядном размещении рабочих столов не допускается расположение экранов дисплеев навстречу друг другу изза их взаимного отражения, в противном случае между столами следует устанавливать перегородки.
В каком случае требуется?
В любом, если выданный вам рабочий компьютер вас подводит – например, стал сбоить, ему требуется покупка запчастей для ремонта из-за неисправности, он вдруг стал выключаться. Может быть и такое, что вам его забыли выдать.
Последнее весьма распространено в фирмах , где на пару сотрудников выдается одна машина (особенно если первый является полноправным специалистом, второй – помощником, фактически на должности курьера, либо второй сотрудник находился на испытательном сроке).
Тем не менее, требуют и своевременно заносить данные в базу, и формировать отчетность – ежедневную, еженедельную и ежемесячную и все это отправлять руководству вовремя. И не было бы никаких проблем, если бы у второго работника не было бы своих надобностей, осуществимых с помощью компьютера.
Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?
Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.
Из чего должна состоять:
- в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
- посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
- внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.
На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.
Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.
Среди наиболее частых причин:
- прошение о проведении ремонта;
- просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
- необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).
Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).
Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам. Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней. Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.
Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).
Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:
- для написания используется лист формата А4;
- заявление печатается на ПК, хотя возможно составление от руки;
- не может быть анонимной.
Заявление составляется по следующей схеме:
- сначала в верхней правой части прописывается ФИО и должность лица, которому направляется, а под ним – данные заявителя. В некоторых случаях практикуется написание в этой части названия компании и подразделения, из которого исходит прошения. Однако это условие не является обязательным;
- после этого в центральной части указывается название. Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;
- далее прописывается информационная часть. Сначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
- прописать дату составления и подпись заявителя.
Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.
Образец служебной записки
ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности
В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2014 № 01-20/47
На №
О выходе на работу в выходной день
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко
Служебная записка – пример ответа на запрос
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- устаревание оборудования;
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
Образец служебной записки на приобретение компьютера
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Конечно процесс замены немного сложней чем замена обычной лампочки в квартире, но и не на столько сложен чтобы из-за этого звать специалиста.
В последнее время что-то стал плохо себя вести мой старенький блок питания COLORSit 400 Вт. При включении компьютера, спустя пару секунд он сам отключался, видимо материнскую плату чем-то не устраивали выходные параметры блока и срабатывала защита. Заметил одну особенность этого глюка, если системник оставить минут наподключённым к сети 220в, то затем старт проходит как обычно.
Какое-то время я этим пользовался, рискуя угробить дорогие железки системного блока, но со временем на прогрев он стал требовать всё больше и больше времени, иногда доходило до часу ожидания.
В сети советуют поискать высохшие электролиты но я даже не стал пробовать чинить его ибо уж очень старенький он, а блок как-никак самая ответственная запчасть в компьютере ибо всё на нём держится.
Вообще то я этим глюкам не особо удивился, ибо блоку уже восемь лет и шёл он по умолчанию вместе с корпусом. А как известно, бытует мнение что стандартные блоки которые идут вместе с корпусом компьютера, низкокачественные и маломощные.
По этой причине их советуют тут же менять на более породистые, мощные и дорогие. Но я всегда этим пренебрегаю, так как влом менять то, что и так работает. В конце концов для замены был куплен блок питания Gigabyte — Hercules X 530, недорогой и чуть помощнее.
Вот на его то примере я примерно покажу как вам заменить свой блок питания в системнике.
Для начала снимаем боковую крышку системного блока, возможно потребуется отвернуть несколько винтов, всё зависет от конструкции вашего корпуса.
Если делаете это в первый раз, то сфотографируйте или запишите на листке, чтобы не забыть подключить потом какое нибудь устройство ибо это очень важно.
После того как отсоединили все провода, отворачиваем четыре винтика, которыми притянут блок питания к корпусу и вынимаем его. Не забывайте придерживать блок снутри, чтобы тот не рухнул на процессор.
Вставляем на своё место новый блок и прикручиваем его снаружи.
Подключаем провода нового блока ко всем потребителям, здесь уже лучше действовать изнутри, то есть начинаем подключать материнскую плату а заканчиваем жёсткими дисками и CD-приводами.
Лишние концы складываем и перевязываем проволокой или пластиковыми удавками, чтобы не занимали места и не мешали циркуляции воздуха.
Некоторые ненужные концы можно положить на DVD-приводы или примотать сверху к корпусу, чтобы они случайно не попали под лопасти вентилятора.
в отделе кадров компании в настоящее время используются четыре компьютера 2001 г. выпуска, которые физически изношены и морально устарели.
в связи с расширением сферы деятельности компании объем работы по кадровому делопроизводству резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отдела кадров просим разрешить приобретение пяти новых компьютеров для замены используемых.
Стр 5 из 5 Приложение 8 Образец делового письма-напоминания о выполнении условий договора Приложение 9 Образец делового письма-благодарности за сотрудничество Приложение 10 Образец письма-претензии (рекламации) на товар ненадлежащего качества Приложение 11 Образец оформления рекламно-информационного письма 2. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991. 3.
Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года. 4. Унификация текстов управленческих документов.
Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?
В.
Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва
О ремонте (замене) компьютера
Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.
В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.
| Начальник отдела кадров | Бойко | Н.И. Бойко |