Система хранения электронных документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система хранения электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Долгосрочная сохранность в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:

• позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
• переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
• есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
• сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
• предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
• обеспечивает бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

• используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
• в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

• Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
• Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
• Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

• счета-фактуры, первичка — 5 лет;
• регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
• квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
• годовые финансовые отчеты — 10 лет;
• учетная политика предприятия — 5 лет;
• сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
• передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
• все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

• Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
• Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
• Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

• Подтверждение ставки НДС 0%

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

• Высокий уровень безопасности

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

• Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

• Широкие возможности масштабирования

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

• Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

• Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

Как правильно организовать электронный документооборот

Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.

Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.

К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:

1. Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
2. Взаимодействие с иными государственными системами данных.
3. Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
4. Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
5. Обеспечение многокритериального поиска документов.
6. Обязательное использование электронной подписи ЭП.
7. Протоколирование всех действий пользователя системы.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Выдача документации из архива

Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.

Достоинства облачных электронных архивов:

• Экономия времени и ресурсов.
• Ускорение бизнес-процессов.
• Быстрый и простой поиск нужной информации.
• Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
• Повышение контроля над процессами.
• Упрощение отчета перед ФНС.

Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме¹. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать².

Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.

Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе. Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет. Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.

Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ должен³:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
• иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
• воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.

Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.

При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

• Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
• Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
• Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
• Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?

Сохранность баз данных

Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):

• таблицы базы данных;
• информация, содержащаяся в полях базы данных;
• вся база данных.

После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:

• хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
• xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
• осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).

Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.

Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.

Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.

Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов

При организации электронного архива следует применять системный подход, с помощью которого вы сможете четко сформулировать, что конкретно необходимо вашей организации в этой сфере, а также подобрать наиболее подходящие способы решения выявленных задач. Создать архив документов в электронном виде можно следующим образом:

Шаг 1. Планирование функций системы.

Для начала стоит четко понять, с какой целью вы собираетесь создать электронный архив документов. Исходя из этого, станет понятно, какие функции он должен выполнять и какие задачи решать.

Шаг 2. Анализ деятельности компании.

• Определение профиля деятельности организации, составление перечня задействованных средств коммуникации и субъектов.
• Группировка всех документов по наиболее важным и второстепенным.
• Исследование использованных систем данных, на основании чего составление перечня основных форматов и способов хранения документов.
• Обнаружение ключевых инструментов для создания системы поиска и каталогизации архива.

Шаг 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем.

В зависимости от объема предстоящих работ и их сложности на этом этапе выстраивают план решения задач в строгой последовательности. Причем очередность задач определяется их важностью.

Шаг 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива.

• Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.
• Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
• Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

Функции и требования к электронному архиву организации

Электронный архив должен обеспечивать хранение как документов, созданных в результате автоматических процессов обработки, так и размещённых сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. Цель максимум – добиться, чтобы электронный архив стал единственным местом, где хранится контент и документы компании. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предоставлять целый ряд сервисов для владельца, для конечных пользователей и для приложений корпоративных информационных систем. Одна из ключевых возможностей СЭД — создание и организация электронного архива (платформы для электронного документооборота и цифровых бизнес-процессов, например Docsvision, отвечают всем актуальным требованиям как с технической, так и с нормативной точки зрения).

Похожие записи:

• Можно ли и как подать на алименты задним числом? Пошаговая инструкция
• Как перечислять НДФЛ с зарплаты иностранцев на патенте?
• Бизнес план магазина детской одежды с расчетами