Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по кадрам и основной деятельности в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.
Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.
С чего начинается кадровый учет в новой организации?
Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:
-
Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
-
Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
-
Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
-
Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
-
Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
• документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
• разрешить трудовые споры.
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
• заявление о приеме на работу;
• контракт о назначении на должность;
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;
• протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.
1. Организационно-правовая документация:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• график отпусков;
• должностные инструкции.
2. Персональная документация:
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка работника.
3. Договорная документация:
• коллективный договор (соглашение);
• трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
• приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
• учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• штатное расписание;
• положение о должностной инструкции;
• положение о защите персональных данных работников;
• положение по оплате труда;
• положения о структурных подразделениях и др.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:
– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;
– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.
Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.
Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.
В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
– военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
– удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется;
П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
В п. 7 «Состоит на воинском учете» – заполняется (простым карандашом):
Строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
Строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, сведения указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
П. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 раздела II у гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник ставит там свою роспись.
Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.
Пример.
Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Ковалевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 июля 2010 г.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.
Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется в специальном журнале.
Организации могут использовать форму журнала, как утвержденную министерствами и ведомствами, так и разработанную специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Оформляются отпуска, предоставляемые в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).
Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.
Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию приказа (распоряжения).
Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.
ООО: обязательные кадровые документы
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:
- штатное расписание (ст. , 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. , 84.1 и др. ТК РФ);
- трудовые договоры с работниками (ст. 16, -59 ТК РФ);
- трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. , 66.1 ТК РФ);
- «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. -44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
- табель учета рабочего времени (ст. ТК РФ);
- ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- личные карточки работников формы № Т-2 (п. , 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
- Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. , 87 ТК РФ);
- Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:
| Кадровый документ | Обстоятельство, при котором требуется наличие документа |
| Коллективный договор (ст. ТК РФ) | Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива) |
| Должностные инструкции (ст. ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009) | Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию) |
| Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002) | В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников |
| Положения об оплате труда, премировании (ст. 135 ТК РФ) | Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров |
| Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ от 29.07.2004) | Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну |
| Положение об аттестации сотрудников (ст. закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ) | Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций |
| График сменности (ст. 103 ТК РФ) | Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору. |
| Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ) | При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы. |
| Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ) | При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены. |
| Документы, регламентирующие порядок профподготовки и дополнительного профобразования работников (ст. 196 ТК РФ) | Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение. |
| Медицинские книжки работников (ст. , 213 ТК РФ) | Если для работы необходимо наличие медкнижки |
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Как использовать формы кадровых документов в 2018 году
Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.
Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:
- «Приказ приема на работу»;
- «Личная карточка работника»;
- «Приказ о переводе на другую работу»;
- «Приказ о предоставлении отпуска»;
- «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
- «Приказ о поощрении работника»;
- «Табель учета рабочего времени»;
- «Расчетная ведомость»;
- «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- «Лицевой счет»;
- «Табель расчета оплаты труда».
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.
При помощи кадровых документов:
- ведут учет;
- распространяют информацию;
- создают отчетность.
После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.
Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?
Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.
Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
- защиты трудовых прав сотрудников;
- уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
- информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.
ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
- дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
- административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
- уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
- гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
- налоговые органы при выездных проверках;
- военкомат в целях контроля ведения воинского учета.
Понятие, значение и история развития кадровой документации
Кадровая документация — это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.
Любое юридическое лицо в процессе осуществления деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.
К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что кадровая документация фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности — труд, сопровождает человека всю его жизнь, является основой для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень многое. Бывает, что из-за ошибки, допущенной много лет назад, человек лишается законной надбавки к пенсии или льготы. Можно сказать, что значение кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.
Значение кадровой документации определяется следующими факторами:
- · кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой очень велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
- · кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
- · кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.
Понятие кадровой документации менялось со временем. В период существования СССР функции кадровой службы и соответственно состав кадровой документации были жестко ограничены и регламентированы. Современное понятие кадровой документации охватывает документы, отражающие все функции кадровой службы, принятые в данной организации, и документирование процедур (например, процедуры привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности).
Современное законодательство допускает разнообразие функций кадровых служб. Набор функций зависит от особенностей организации труда в той или иной отрасли (например, на транспорте, для работающих вахтенным методом и др.), местонахождения организации (районы Крайнего Севера), организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ПБОЮЛ и др.), ведомственной принадлежности (высшие учебные заведения, органы внутренних дел). Все эти особенности отражены в специальных законодательных актах, которые сотруднику кадровой службы необходимо знать и учитывать в своей работе.
Кроме того, функции кадровой службы зависят от величины организации, сложившейся системы распределения обязанностей между подразделениями и, как правило, закрепляются внутренними (локальными) нормативными документами. Так, например, аттестация персонала может являться функцией кадровой службы, а может быть возложена на руководителей подразделений.
Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.