Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных и другие командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Отчитываемся за командировочные расходы
По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.
Также сотрудник должен предоставить следующие документы:
- по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
- по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
- по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
- суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.
Как определяется размер суточных в 2021 году?
Размер суточных выплат организация определяет на основании сведений, прописанных в коллективном договоре и иных внутренних нормативных документах. При этом прописанные предельные значения должны учитывать на федеральном уровне лимиты:
- 700 рублей – при командировке по территории России;
- 2500 рублей – в случае выезда за пределы страны.
Организация может назначить меньший размер суточных. Если же они окажутся больше федеральных нормативов, то на сумму превышения будет начисляться подоходный налог.
В бухгалтерских документах необходимо отразить дату начала командировки. Ею может выступать:
- день отбытия с предприятия в точное время начала поездки;
- на следующий день с 00.00 часов.
Период пребывания сотрудника в командировке может включать не только рабочие, но также выходные и праздничные дни, а также время пребывания в пути, остановки и задержки в пути, имевшие место не по вине командированного специалиста. В связи с этим при начислении отпускных следует:
- отработанные в выходные и праздничные дни служебной поездки оценивать по двойной ставке;
- начислять командировочные выплаты не только на период выполнения трудовых обязанностей, но и на срок пребывания в дороге.
Командировка может быть прервана досрочно. Основанием для этого выступает приказ руководства компании, в котором прописывается не только дата окончания служебной поездки, но также причина такого решения (чаще всего необходимость присутствия сотрудника на предприятии).
При таком раскладе суточные начисляются не за запланированный период пребывания в служебной поездке, но за фактическое число дней командировки. Поскольку командировочные выплаты предоставляются сотруднику до его отъезда, то остаток средств он возвращает в бухгалтерию организации.
Суточные за границей 2021 год: нюансы расчета
При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:
- дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
- дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
- суточные за границей 2021 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
- несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
- курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.
Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.
К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.
Определение и классификация суточных в командировке, их правовая база
Суточными издержками в командировке является материальная нагрузка на бюджет работника, обусловленная его временным пребыванием в другом городе. Наниматель обязан возместить их в определенном законе размере. Кроме того, на период пребывание работника в командировке его заработная плата сохраняется в обычном объеме.
Обратите внимание – практика показывает, что суточные будут выплачены работнику только в том случае, когда он находился в другом городе более суток. То есть, в случае необходимости искать место для ночевки.
Суточные расходы делятся на такие категории:
- Обустройство сотрудника на новом месте, то есть поиск и оплата жилья (отеля, хостела или съемной квартиры);
- Питание в столовых или кафе, а также приобретение продуктов в магазинах (для компенсирования обязательно наличие чеков);
- Перемещение посредством общественного транспорта. Возмещению подлежат затраты на проезд до места командировки и возвращение обратно, а также передвижение в границах города (при наличии чеков);
- Проведение деловых обедов и иных, необходимых для компании, мероприятий;
Допускаются также иные расходы, если руководитель сочтет, что они были обусловлены исполнением субъектом своих должностных обязанностей.
Определить сумму суточных, подлежащих компенсированию сотруднику, помогают установленные на государственном уровне лимиты. Так, начиная с 2017 года, они претерпели определенные изменения, о которых каждый руководитель, если направляет подчиненных в командировки, должен знать.
Суточные при командировке за границу
В соответствии со ст. 217 НК РФ, норма суточных издержек для гражданина, направляющегося в командировку за границу, составляет 2500 руб. Если руководитель установит верхний предел трат выше обозначенной законом суммы, с дополнительных средств будет удержан НДФЛ и страховые взносы.
Помимо этого, нюансом заграничной командировки является заблаговременная выдача средств либо в иностранной, либо в отечественной валюте. Кроме того, поскольку такая поездка состоит из двух этапов (первый — передвижение сотрудника по территории РФ, а второй – пересечение границы страны), можно одновременно выдать как рубли, так и иностранные деньги.
Также компания может предоставить субъекту средства в рублях с тем, чтобы сотрудник обменял эти деньги на иностранную валюту уже в момент нахождения за рубежом. Чтобы подтвердить данную операцию, работнику потребуется предъявить своему работодателю квитанцию из обменного пункта или банка.
Все расходы, осуществленные в валюте, подлежат возмещению в рублевом эквиваленте, исходя из текущего курса ЦФ РФ на момент возвращения субъекта в Россию.
Что учитывается при расчете суточных
По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.
Как считаются суточные
Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.
Как рассчитываются командировочные
Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений. Билеты на пользование услугами такси в каестве командировочных расходов могут быть приняты только в случае, если другие виды транспорта недоступны. Вопрос актуален для мелких населенных пунктов.
Для федеральных бюджетников установлен перечень ограничений, он представлен в пункте 2 Постановления № 916.
С тратами на проживание (наем жилого помещения) аналогичная ситуация. Оплата производится за фактически произведенные и подтвержденные расходы. В целях экономии в учреждении может быть установлен предельный лимит стоимости проживания за 1 сутки. Как, например, установлено для федеральных госслужащих — не более 550 рублей. Законодательством допускается оплата превышающих затрат за счет экономии средств по данной статье расхода, но требуется распоряжение руководителя.
При расчете суточных при командировках в 2021 году максимального и минимального предела не установлено, то есть плата за один день в служебной поездке может быть и 5 рублей, и 10 000 рублей. В статье 217 НК РФ установлены предельные значения выплат, которые не подлежат налогообложению: по России — 700 рублей в сутки и 2 500 рублей при поездках за границу. Если суточные в организации превышают утвержденные нормы, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать налог на доходы физических лиц.
Для государственных служащих федерального уровня установлен лимит суточных — 100 рублей в день.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |