Особенности регулирования труда дистанционных работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

  • трудового договора и допсоглашений к нему,
  • договора о материальной ответственности,
  • ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Расторжение трудового договора

Регулирование трудовой деятельности удаленщиков

С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.

В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:

Как было

Как стало

Виды удаленной работы

Не было подразделения на виды

  • Постоянная
  • Непрерывная в течение 6-ти мес.
  • Периодическое чередование дистанционки и офисной работы
  • Экстренная дистанционка без согласования сотрудника

Основание для удаленки

Трудовой договор

Трудовой договор, допсоглашение к нему.

Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ

Обмен документацией

УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией

УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов.

В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом

Оплата труда

Не было требований

Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку

Оборудование

Не было требований

Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника

Режим работы

Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно

Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно

Командировка

Не было требований

Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК)

Основания для увольнения

Прописывались в трудовом договоре

Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:

  • невыход на связь в течение 2-х рабочих дней;
  • сотрудник поменял место труда и больше не может работать на прежних условиях

Приказ об увольнении

Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений

Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения)

Организация труда и режима работы дистанционных работников

При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.

Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:

  • режимом рабочего времени;
  • условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
  • порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
  • механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.

Как изменились общие положения о дистанционной работе

Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.

Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:

  1. Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
  2. Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
  3. Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.

Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.

На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»

В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:

  • режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
  • условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
  • порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.

Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.

Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.

Особенности дистанционной формы работы

Режим труда и отдыха

Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ).

Какие отпуска положены дистанционному работнику

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 дней.
  • Отпуск по беременности и родам.
  • Отпуск по уходу за ребенком.

Как происходит оплата больничных

Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой).

Компенсации за используемое

оборудование

На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы.

Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников?

Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.).

Вопрос размера и правильности начисления зарплаты напрямую зависит от способа и объективности внутреннего контроля. Для того, чтобы ни у работника, ни у его начальства не было сомнений в объективности учета рабочего времени, самому специалисту нужно максимально четко придерживаться той системы двустороннего взаимодействия, которая включена в трудовой договор с дистанционным сотрудником.

  • Если заработная плата прямо пропорциональна количеству отработанных часов и минут, то в контракте, обычно, прописывают способы сообщения о начале и окончании смены: по смс, путем отправления электронного письма или написания сообщения по внутренней сети. Разница между этими показателями дает табельщику право посчитать количество отработанного времени. В остальном, начисление зарплаты ничем не отличается.
  • Возможна и другая схема определения размера выплат – по произведенному объему. Тогда в договоре описывается способ направления отчетов о проделанной работе и передачи ее результатов. В зависимости от поученных данных и ставки за единицу выработки, посчитают и заработок «дистанционщика».

У многих может возникнуть ложное убеждение, что трудовой договор о дистанционной работе не подразумевает гарантий в отношении оплаты ежегодного отпуска. Такое мнение глубоко ошибочно, потому что сам факт подписания договора автоматически предоставляет работнику все трудовые права. В частности, 28 календарных дней ежегодного отдыха, с оплатой этого периода по правилам

Некоторые удаленные сотрудники, предпочитающие работать поздней ночью или в предрассветные часы, полагают, что им положена добавка к стандартному отпуску за ненормированный график. Это не совсем так, поскольку не соответствует понятию, изложенному в ст. 101 ТК. Исходя из него, инициатива работы в столь неудобные для большинства людей часы должна исходить от работодателя и быть сверх установленной трудовой смены. А ведь это практически невозможно, поскольку ст. 312.4 ТК предусматривает самостоятельное определение работником своего режима работы.

Особенности организации и охраны труда

В том случае, когда в соответствии с ч. 2 ст. 307-2 ТК трудовым договором предусматривается обязанность дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные нанимателем, порядок и сроки обеспечения ими работника должны быть также предусмотрены трудовым договором. Если работник для исполнения своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе использует принадлежащее ему или арендованное оборудование и иные средства, то трудовым договором должны быть определены порядок и сроки выплаты компенсации за их использование.

Читайте также:  Перевозка детей без сопровождения взрослых

Как указывалось выше, в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем. Следовательно, если условиями трудового договора использование конкретных видов оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств не предусмотрено, обязанности нанимателя знакомить работника с безопасными приемами и методами работы при использовании принадлежащих работнику или арендованных им оборудованием и средствами не возникает.

Необходимым, по нашему мнению, является включение в условие трудового договора, заключенного с работником, выполняющим дистанционную работу, обязанности нанимателя:

  • обеспечивать расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработку и реализацию мер по их профилактике и предупреждению;
  • осуществлять обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством;
  • обеспечивать установленный трудовым договором режим труда и отдыха (как минимум в части предоставления трудовых и социальных отпусков);
  • осуществлять контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками (например, в случае присутствия дистанционного работника на производстве по поручению нанимателя).

Трудовым договором о дистанционной работе могут быть предусмотрены и другие обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников.

Какая работа признается дистанционной

Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;

2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.

Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— непрерывно (в пределах шести месяцев);

— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).

Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Как организовать взаимодействие с дистанционным работником

Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— путем обмена электронными документами;

— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.

Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;

— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).

При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Читайте также:  Календарь бухгалтера в 2023 году

При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— трудового договора;

— допсоглашения к нему;

— договора о матответственности;

— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;

— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Если нужно ознакомить работника с документами под роспись

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).

Если это дистанционный работник, ознакомление производится путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи дистанционного работника.

Каждая из сторон такого обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Также путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником может быть заключено соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе.

Примечание. Усиленная квалифицированная электронная подпись

Порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». За получением усиленной квалифицированной электронной подписи стороны обращаются в удостоверяющий центр и получают ее с сертификатом ключа проверки электронной подписи (подп. 4 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись:

— с принимаемыми работодателем локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

— приказами (распоряжениями) работодателя;

— уведомлениями, требованиями и иными документами.

Если работник намеревается обратиться к работодателю с каким-либо заявлением, предоставить ему объяснения либо другую информацию, он может сделать это также в форме электронного документа (ч. 5 и 6 ст. 312.1 ТК РФ).

Вопрос размера и правильности начисления зарплаты напрямую зависит от способа и объективности внутреннего контроля. Для того, чтобы ни у работника, ни у его начальства не было сомнений в объективности учета рабочего времени, самому специалисту нужно максимально четко придерживаться той системы двустороннего взаимодействия, которая включена в трудовой договор с дистанционным сотрудником.

  • Если заработная плата прямо пропорциональна количеству отработанных часов и минут, то в контракте, обычно, прописывают способы сообщения о начале и окончании смены: по смс, путем отправления электронного письма или написания сообщения по внутренней сети. Разница между этими показателями дает табельщику право посчитать количество отработанного времени. В остальном, начисление зарплаты ничем не отличается.
  • Возможна и другая схема определения размера выплат – по произведенному объему. Тогда в договоре описывается способ направления отчетов о проделанной работе и передачи ее результатов. В зависимости от поученных данных и ставки за единицу выработки, посчитают и заработок «дистанционщика».


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *