Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель самостоятельно определяет, в какой форме осуществлять ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений и какую информацию туда включать. Информация может размещаться как в обычной тетради, так и на листах формата А4. В этом случае рекомендуется прошить документ, пронумеровать его и скрепить подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Допускается ведение и электронного журнала, недостатком которого является лишь отсутствие подписей ответственных лиц.
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:
- изменяются форма или условия трудового найма;
- пересматриваются условия оплаты;
- осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
- регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
- вносятся изменения в персональные данные;
- оформляется временный перевод или временное замещение;
- сокращается испытательный срок и пр.
Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:
- заключаются письменно;
- составляются в 2 экземплярах;
- описываются в едином журнале или в отдельном реестре.
Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.
Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.
В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе. В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.
Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.
Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.
В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.
Внимание
Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора.
Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.
Назначение и преимущества ведения такого учета
Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета
. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.
Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.
Систематизация данных позволяет
:
- Вести четкий учет кадрового состава.
- Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
- Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.
Когда требуется и обязательно ли
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.
Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.
Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.
Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.
Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Где купить книгу учета трудовых договоров?
Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.
Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.
Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.
Предыдущая статья: Расчет пени по ставке рефинансирования Следующая статья: Самый прибыльный бизнес в России
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.
Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно – в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.
Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).
Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.
Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.
Журналы регистрации и учета считаются обязательным документом в любой организации. В отдельных статьях мы рассмотрим, как правильно оформлять и вести такие журналы: для служебных записок, входящей и исходящей документации, огнетушителей, приказов по основной деятельности, бланков строгой отчетности и вводного инструктажа. А для тех, кому интересно узнать о том, как заполняется книга кассира-операциониста, проверки и испытаний электроинструмента и санитарный журнал, мы также разместили интересную информацию на нашем сайте.
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность;
- простата оформления и заполнения документа;
- более легкий контроль за ее сохранностью;
- минимум расходов.
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.
Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.
Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:
- содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
- отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:
- изменяются форма или условия трудового найма;
- пересматриваются условия оплаты;
- осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
- регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
- вносятся изменения в персональные данные;
- оформляется временный перевод или временное замещение;
- сокращается испытательный срок и пр.
Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:
- заключаются письменно;
- составляются в 2 экземплярах;
- описываются в едином журнале или в отдельном реестре.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Журнал регистрации договоров
Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.
Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb
заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb
Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.
- Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
- Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
- Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
- Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
- С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
- Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
- О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
- Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
- Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
- Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
- Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
- Примечание. Дополнительная информация, если она есть.
Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой журнал, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то форма этого документа и порядок его ведения утверждается локальным нормативным актом. В качестве обоснования необходимости существования этого документа приведем следующие факты:
- наличие документа помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
- с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
- он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись к архиву документов;
- в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, результаты прохождения испытания и пр.
Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения
Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.
Как правило, форма данного документа содержит следующие графы:
- Порядковый № регистрационной записи;
- Дата принятия документа;
- Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
- ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;
- Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
- Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
- Комментарии (для сведений, имеющих важное значение в отношении сотрудника и его трудовой деятельности).