Бизнес-процессы: от визуализации к автоматизации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес-процессы: от визуализации к автоматизации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

3. Согласуйте условия с контрагентом.

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

1. Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
2. Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
3. Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
4. Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

ECM. Выбрать нужный шаблон, в идеале не из перечня из 100 пунктов видов договоров, а с помощью удобного механизма задания условий\параметров договора (доходный\расходный, юр.лицо, суммы, направление деятельности и т.д.). То есть либо эти критерии позволяют системе автоматически выбрать нужный шаблон, либо иметь некий конструктор, который для этих выбранных условий автоматический сформирует из блоков текста проект договора для согласования. Реализация данного функционала имеется в ECM-системах, причем разными способами (мастера действий, конструкторы и т.д.). И ее нет в ERP.

ECM+ERP. Часто условия в тексте договора должны браться из проекта договора, опубликованного на этапе проведения конкурсных процедур. И для этих конкурсных процедур проект договора также целесообразнее создавать в ECM. А также запускать связанные с этим процедуры подготовки и согласования другой конкурсной документации. И даже еще с более ранних стадий — сбора потребностей для закупок с подразделений и формирования годового плана закупок. Такой функционал часто в компаниях не автоматизирован, сбор требований ведется в «эксельках», либо используются функциональные блоки ERP для финансового планирования и планирования закупок. В зависимости от уже реализованного функционала и потребностей здесь может быть разная комбинация функционала ECM+ERP, но чаще граница идет так: ECM — инициация процессов, вся их маршрутизация, напоминания, создание и хранение документов, в ERP — хранение товарной номенклатуры (если товар, а не услуги).

ECM. Управление шаблонами: должен быть инструментарий актуализации шаблонов, управления шаблонами, версионности шаблонов, процессы внесения в них изменений и т.п. ECM-системы для этого опять же предназначены, ERP — нет.

ECM. Управление маршрутами согласования: должен быть удобный простой инструментарий актуализации шаблонов маршрутов, в идеале с минимальной трудоемкостью и квалификацией сотрудника для этой задачи. ECM системы имеют для этого соответствующий инструментарий, ERP — нет.

ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Анализ контрактов важен для определения соответствия условий договора интересам и требованиям сторон, а также оценки юридических рисков.

1. Проверка юридической дееспособности сторон – убедитесь, что контрагент имеет полномочия заключать и исполнять контракт.
2. Соответствие законодательству – проверка контракта на соответствие действующему законодательству и обязательным требованиям.
3. Оценка рисков – анализ условий контракта на предмет возможных юридических, финансовых и коммерческих рисков.
4. Сбалансированность прав и обязанностей сторон – оценка того, насколько равномерно распределены права и обязанности между сторонами.
5. Понятность и однозначность формулировок – проверка контракта на наличие двусмысленных или непонятных положений, которые могут стать причиной споров.
6. Реализуемость условий – оценка возможности исполнения обязательств сторонами в рамках контракта.

Перед подписанием документации важно провести тщательную проверку.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ

Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.

Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?

1. Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
2. Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
3. Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
4. Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
5. Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.

Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс

Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!

В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.

Бизнес-процессы объектов

Карты маршрутов бизнес-процессов могут быть 2-х типов:

1. Карты независимых процессов. Не имеют жесткой связи с объектами базы данных.
2. Карты бизнес-процессов объектов. Связаны с объектами базы данных (объектами управления). Например, это могут быть процессы согласования руководителем коммерческого предложения или юристом договора с поставщиком.

Рассмотрим признаки, отличающие бизнес-процессы объектов:

• Всегда запускаются автоматически.
• Привязаны к документу или элементу справочника (объекту управления).
• При выполнении задач автоматически изменяется значение одного реквизита объекта управления, которое недоступно для ручного редактирования пользователями. Например, это может быть реквизит Статус документа Коммерческое предложение.
• При попытке открыть задачу будет открыта форма связанного объекта. Завершение этапа, ввод результатов, просмотр истории выполнения бизнес-процесса и т.п. производится на форме связанного объекта.

Согласование коммерческого предложения

Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя.

Для удобства работы с клиентом в списке взаимодействий можно установить пользователя в качестве ответственного и группировку по предметам.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно.

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Порядок поможет увольняемым ведущим специалистам передавать дела, а тем, кто пришёл им на смену, – сориентироваться в основных рисках фирмы.

После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот, добавляют чрезмерное количество участников к переписке, как правило, тех лиц, которые не имеют отношения к согласованию данного типа документа. В процессе согласования по электронной почте пересылается множество разных копий документа с правками от каждого участника обсуждения.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

В общих чертах ФСА выглядит так

У вас есть описанный бизнес-процесс, в нём выделены задачи. Для каждой задачи в бизнес-процессе вы можете определить себестоимость (например, среднюю), исходя из необходимых трудозатрат и ресурсов. Тогда себестоимость вашего процесса — просто сумма себестоимостей задач.

На практике всё немного сложнее: как правило, для производства продукции или оказания услуги вам нужно учесть множество взаимосвязанных процессов, каждый из которых ещё и имеет различную степень ветвления. Поэтому для альтернативного определения себестоимости продукции данный метод, несмотря на свою точность, может оказаться более трудоёмким, чем классический.

Но даже частичное использование ФСА может принести определённую пользу для управленческих решений. В школе нас учили, что «от перемены мест слагаемых сумма не меняется», но дьявол кроется в деталях…

Похожие записи:

• К чему приведет отмена детских долей в квартирах за маткапитал?
• Расчёт декретных: онлайн калькулятор
• Меры социальной поддержки и льготы для чернобыльцев в 2023 году