Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли сдавать 6-НДФЛ при нулевой отчетности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В данном случае не будет выплаты заработной платы и, соответственно, оснований для перечисления налога. Если зарплату не платили в течение всего года, то отчётность вообще не предоставляется. Уведомить налоговую об этом можно письмом.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Нулевые показатели в расчете 6-НДФЛ возможны в том случае, если хозяйствующий субъект не ведет деятельности и не выплачивает физлицам никаких доходов. К примеру, это может быть вновь созданное юридическое лицо или зарегистрированный ИП, а также ликвидируемые организации.
При проверке нулевых показателей нужно установить, действительно ли компания не осуществляла никаких выплат физлицам, причем к ним относится не только зарплата. Субъект может выплачивать дивиденды, матпомощь, арендную плату и другие платежи, с которых нужно удержать НДФЛ.
Кроме того, 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом с начала года. Соответственно, выплаты в предыдущих периодах включаются в отчетность за последующие кварталы. Если были выплаты в 1 квартале, а затем их не было, расчеты за полугодие, 9 месяцев и год никак не будут нулевыми.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Сдается ли нулевой расчет 6-НДФЛ, при пребывании работников в административном отпуске?
Ответ: При временном приостановлении деятельности и невыплате доходов работникам организация или ИП не является налоговым агентом и не оформляет 6-НДФЛ. При том, что доходы сотрудникам не начислялись и не выплачивались несколько месяцев в году, например, только в 4 квартале, то можно не сдавать 6-НДФЛ (в том числе и нулевой) за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев, а годовой расчет сдать следует обязательно.
Вопрос №2: Организация приостановила деятельность, нужно ли предоставить 6-НДФЛ?
Ответ: ФНС о приостановлении деятельности не может знать, значит если до приостановления были выплаты работникам, то необходимо сдавать 6-НДФЛ, а если выплат не производилось, нужно проинформировать ФНС письмом о приостановлении деятельности и о том, что налоговым агентом не является.
Надо ли сдавать нулевую 6-НДФЛ без начислений?
Если в году гражданам сумм не начислялось, нулевой отчет 6-НДФЛ сдавать не надо. С этой ситуацией не следует путать другую — когда начисления непостоянные.
Поясним. Если у вас были начисления физикам, к примеру, только в течение 2 кварталов налогового года, то даже при их отсутствии в следующих отчетных периодах года у вас не может быть нулевки, поскольку показатели в бланке формируются по нарастающей. Таким образом, проблема, надо ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ, здесь не возникает.
Разрешено ли сдавать нулевой 6-НДФЛ по желанию? Безусловно. Хозсубъект, освобожденный от сдачи расчета, волен подать нулевой отчет 6-НДФЛ контролерам по своему усмотрению. При этом, нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ, может решаться на уровне его внутрикорпоративных актов.
Если принято решение сдать отчет, то следует разобраться с тем, как заполнить нулевой 6-НДФЛ.
Прежде всего нужно заполнить титульный лист. Оформлятся он в том же поряке, что и для ненулевых расчетов.
И в разделе 1 и в разделе 2 в первую ячейку каждой стоки вносится значение ноль, в последующие ячейки ставится прочерк.
Поля, предусматривающие дату, также заполните прочерками.
Образец заполнения нулевой 6-НДФЛ можно здесь..
Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ
Нулевой расчет 6-НДФЛ — это ситуация, когда компания не ведет деятельность и не делает выплат сотрудникам. Нужно ли представлять в ИФНС 6-НДФЛ при нулевой отчетности?
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Расчет по налогу на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@. Сдается он ежеквартально всеми налоговыми агентами, которые выплачивают доход физлицам и обязаны удерживать с этих выплат подоходный налог.
В практике возникают ситуации, когда компания не ведет деятельность и не выплачивает доход сотрудникам. Такое возможно, если организация только что зарегистрирована или, напротив, находится в стадии ликвидации. Также возможны иные причины.
Бухгалтеры знают, что даже не ведущие деятельность компании обязаны представлять определенную отчетность, например, единую упрощенную декларацию. По аналогии у них возникает вопрос, нужно ли сдавать 6-НДФЛ если нет начислений зарплаты.
Рассмотрим возможные ситуации.
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Когда появляется нулевая отчетность
А как быть, если в отчетном (налоговом) периоде по физическим лицам отсутствовали какие-либо выплаты? Например, фирма только открылась и никаких движений по счетам сотрудников не наблюдалось. Тогда принимается, что организации, ИП и ОП не являются на этот период налоговыми агентами и, соответственно, не сдают нулевой НДФЛ-6. Если они не пользуются услугами работников и не ведут деятельность, существуя лишь формально, они также не обязаны составлять такой документ. Об этом сказано в Письме ФНС РФ от 23 марта 2016 года.
А что, если один раз в году платежи в пользу физлиц все же были? С них необходимо удержать налог и подать соответствующие сведения в налоговую. Учитывая, что первая часть формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, в отчетах за разные периоды изменится только состав заполненных разделов и пустующих блоков.
Пример. Организация переводила средства сотрудникам в мае. Соответственно, в первом квартале организация не могла выступать в качестве налогового агента (нет движений – нет и налогов!). По платежам в бюджет за доходы физлиц представители фирмы отчитаются за 6 месяцев, 9 месяцев и по окончании календарного года. Что касается раздела 2, который заполняется не нарастающим итогом, а за последние три отчетных месяца, то в формах за 9 и 12 месяцев он остается пустым (при условии, что с июля организация не вносит туда никаких сведений).
Итоговый образец нулевой отчетности по налогу на доходы физических лиц представлен ниже.
Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой
Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.
Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения
Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой
Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.
Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения
Письмо о непредставлении 6-НДФЛ
Сдавать 6-НДФЛ должны все налоговые агенты. Если агент исправно сдавал отчеты, а с определенного периода у него отсутствовали работники, вознаграждений не начислялось, то ФНС планирует получить расчет, а за несвоевременное представление которого может быть наложен штраф. Чтобы не попасть в такую ситуацию, можно сдать нулевой расчет (который обязаны принять) или оформить письмо-пояснение причины непредставления этой отчетности.
Унифицированной формы для письма не предусмотрено законодательством и организация или ИП оформляет такой документ в произвольной форме.
Информирование ФНС о причинах несдачи 6-НДФЛ пояснительным письмом в произвольной форме необходимо для того, чтобы подтвердить не опоздание с отчетностью, а реальное отсутствие вознаграждений у работников. В письме необходимо отразить:
- ФИО руководителя ФНС, номер и населенный пункт
- информацию об агенте: реквизиты
- дата составления и исходящий номер
- наименование документа (письмо)
- текст письма: основание для представления 6-НДФЛ
- информирование об отсутствии выплат и удержаний
- вывод, гласящий о том, что организация или ИП не является налоговым агентом
Общая характеристика формы 6-НДФЛ
Документ 6-НДФЛ представляет собой обязательный отчёт, обобщающий все налоговые выплаты в пользу сотрудников. Заполненная форма отчёта подаётся в ФНС каждый квартал.
Оформление такого документа регламентируется следующими документами:
- приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@ (это основной документ, где содержится основная информация по отчёту);
- приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7–11/18@ (предусматривает некоторые нововведения с 2018 г.).
Отчёт 6-НДФЛ должен предоставляться следующими налоговыми агентами:
- индивидуальными предпринимателями;
- коммерческими и государственными организациями;
- нотариусами;
- адвокатами;
- представителями иностранных компаний, начисляющими гражданам различные виды доходов.
Налоговая декларация оформляется в отношении всех граждан, получивших от экономического субъекта такие доходы:
- заработок по трудовым договорам;
- вознаграждения по гражданским контрактам;
- дивиденды и пр.
Форма документа была введена для полноценного контроля со стороны налоговой службы за своевременностью начисления и уплаты подоходного налога работодателями.
Куда сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ за 2021 год
Расчет 6-НДФЛ, что нулевой, что обычный (с показателями) сдается в ИФНС по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- организации сдают его по месту своего нахождения;
- ИП — по месту жительства.
Но в зависимости от статуса организации или ИП (либо источника доходов) порядок сдачи отчета может меняться:
| Кто и где получает доходы | Куда подавать 6-НДФЛ |
| Сотрудники головного офиса | В ИФНС по местонахождению головного офиса |
| Сотрудники обособленных подразделений (ОП) | В ИФНС по местонахождению каждого ОП. Если организация уведомила налоговые органы о централизованной уплате НДФЛ через ответственное обособленное подразделение, то 6-НДФЛ по ОП сдается (п. 2 ст. 230 НК РФ):
|
| Сотрудники крупнейших налогоплательщиков, включая их ОП | В ИФНС по месту учета головной организации |
| Сотрудники ИП на ЕНВД или ПСН | В ИФНС по месту, где ИП ведет деятельность на вмененке или патенте. Если деятельность на спецрежиме прекращена, расчет подается за период от начала года до дня прекращения деятельности |
| Сотрудники ИП, совмещающего ЕНВД и УСН |
|
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций
Если на протяжении 10 дней со времени, предназначенного для предоставления отчетной документации, соответствующая бумага не будет передана в ИФНС, то сотрудники данного учреждения могут, не уточняя подробностей ситуации, произвести заморозку банковских счетов фирмы.
В качестве дополнительной меры наказания может быть назначен ежемесячный штраф (1 000 рублей), который будет взиматься в течение всего периода просрочки.
Исходя из вышесказанного, становится ясно, что сдача нулевого варианта 6-НДФЛ необходима (несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве РФ). Теоретически у бухгалтера есть два варианта осуществления данной процедуры:
- в стандартном порядке оформить и сдать «нулевку» по завершении отчетного периода
- составить и направить в нужное отделение ИФНС пояснительное письмо, в котором будет указано, что в ходе определенного периода выплат НДФЛ не совершалось
Оба варианта позволяют предупредить контролирующую инстанцию о том, что необходимости в исчислении и уплате подоходного налога нет, а, значит, нет необходимости штрафовать компанию и замораживать счета.
В реальности при совершении подобных действий учитываются некоторые дополнительные нюансы:
Отсутствие деятельности
- Если фирма остается неактивной в течение всех четырех кварталов, будет достаточно предоставить нулевую форму 6-НДФЛ, либо пояснительный документ лишь за первый отчетный период (повторять процедуру в последующих кварталах не нужно).
- В ситуации, когда компания только зарегистрировалась и на протяжении определенного периода простаивала, предоставлять отчетность нужно будет только после того квартала, когда были произведены первые выплаты (далее 6-НДФЛ предоставляют ежеквартально независимо от наличия или отсутствия выплат).
- Если выплаты за первый квартал были, а после компания простаивала, то предоставление отчетности будет обязательным на протяжении всего года.
Несмотря на то, что оформление отчета обычно не представляет сложности, гарантировать отсутствие ошибок можно только после подробного ознакомления с образцом заполнения подобных форм.