Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Зачем сохранять документы на товар
Итак, почти со всеми товарными договорами мы разобрались, остался последний, но важный нюанс. Коробочка для договоров. Да-да, предприниматель обязан её иметь.
И после каждой сделки ты должен проверять качество чеков, договоров, товарных накладных и бережно хранить их в течение пяти лет.
Да, я знаю, что на льготной системе ты платишь налог только с доходов, а товарная накладная и счёт – это документы по расходам, а значит, для налоговой они не важны.
Но, мой друг, учитывай, что:
1) Накладные и товарные документы могут потребовать при ликвидации ООО;
2) По разным причинам ты можешь резко перейти на общую систему налогообложения (если начнёшь заниматься акцизным товаром или превысишь лимит по выручке) – и здесь уже понадобятся все документы;
3) Налоговая может потребовать товарные накладные при проверке контрагентов;
А если ты уже платишь налог с прибыли (а прибыль – это доходы минус расходы), то товарная накладная станет основанием для уменьшения налога, ибо это свидетельство расходов, а расходы уменьшая прибыль и, соответственно, налог.
Поэтому следи, чтобы товарные накладные, да и все другие договоры были безупречно оформлены. И в любом случае храни документы по крайней мере 5 лет.
Эти бумаги – твоя гарантия благополучного решения конфликтов и хороших отношений с налоговой.
А конфликты и разные казусы случаются по самым разным причинам, никогда не угадаешь, какой документ понадобится.
Так что, мой друг, держи в порядке бумаги и не давай поставщику халтурить. А если остались вопросы – про документы или о чём угодно – смело задавай их в комментариях!
Санитарные требования
Санитарная сертификация строительных материалов ранее проводилась в рамках оформления СЭЗ – санитарно-эпидемиологического заключения на исполнение требований и санитарных правил РФ. В настоящее время на территории России действует санитарное законодательство Таможенного Союза. Поэтому санитарная сертификация стройматериалов также предусмотрена в рамках оценки соответствия единым требованиям ТС.
Решение КТС № 299 от 28.05.2010 г. определило два списка товаров, которые подлежат обязательному санитарному надзору при пересечении границы РФ (ТС) или при первом выходе в обращение на территории Союза.
Санитарные сертификаты на стройматериалы в форме Свидетельства госрегистрации ТС следует оформлять, если товар включен во вторую часть перечня. Например, все пиломатериалы и другие строительные материалы природного происхождения требуется подтвердить на отсутствие вредителей, карантинных возбудителей и прочей напасти. Санитарные сертификаты на стройматериалы в форме Экспертного заключения необходимы для менее опасной продукции строительного назначения.
Оформить сертификаты на строительные материалы можно в Ростребнадзоре после проведения испытаний образцов продукции и проведения экспертизы специалистов центра. В случае положительного решения выдаются санитарные сертификаты на стройматериалы, подтверждающие исполнение требований санитарии и гигиены, сформулированных в единых санитарных правилах.
Пожарная безопасность
Пожарные сертификаты на стройматериалы в форме сертификата соответствия требованиям Технического регламента (ФЗ № 123) необходимо в обязательном порядке оформлять на многие виды строительной продукции:
- той, которая используется для возведения и оборудования объектов, имеющих повышенные требования пожароопасности;
- к тем, которые используются для отделки жилых помещений, помещений, связанных с эвакуацией граждан при пожаре;
- в передвижных объектах (например, железнодорожных вагонах и речных и морских судах и прочих);
- к строительным материалам, рекламируемым в качестве противопожарных, для подтверждения данных их свойств.
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
| Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает. |
Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад. |
| При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. | Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны. |
| Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. | Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате. |
Что такое складской учет
Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.
Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. К ним относятся:
- приемка и оприходование товара от поставщиков;
- ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
- отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
- перемещение;
- инвентаризация;
- информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
- списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
- корректировка характеристик продукции в учетных карточках.
Виды складского учета
Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.
Есть 4 основных вида складского учета:
- Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
- Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
- Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.
Порядок возврата некачественного товара
Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:
- Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
- Отказаться принимать заказ.
Лица, ответственные за прием товара
На оптовую базу приезжает автомобильный транспорт, который нужно разгрузить и распределить упаковки по складам. Все операции отслеживает материально ответственное лицо. Перечень его функций включает проверку на соответствие количества и качества товара, выбраковку испорченных продуктов. Численность сотрудников склада зависит от размеров оптовой базы и объемов поставляемой продукции. В небольших компаниях это может быть один человек.
Одно из обязательных условий – оформление товаросопроводительной документации, включая счета-фактуры, транспортные накладные, железнодорожные мандаты. Если приемка выполняется на собственной территории, начальник ставит печать собственной компании. Это свидетельствует о том, что за сохранность будет нести ответственность именно эта организация. При выгрузке на местности поставщика – на ж/д станции, в порту или чужом складе получить товар можно по доверенности с обязательным предъявлением паспортных данных.
Внедрение программного обеспечения
Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.
Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.
Оставьте заявку, и наши специалисты подберут наиболее оптимальное программное обеспечение для приемки вашего товара
Документы для сделки с клиентом:
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
- УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.
Виды сертификатов соответствия
В России и странах таможенного союза действуют 2 основных сертификата соответствия:
- ГОСТ Р. Это аббревиатура, которая означает государственный стандарт. Сертификаты появились еще в СССР, но теперь добавляют букву Р, которая показывает, что это современный российский стандарт. Оформление такого сертификата в среднем обойдется в 12-15 тысяч рублей.
- ТР ТС. Это сертификат, который действует на территории стран Таможенного союза. Его придется получить, если предприниматель собирается работать за пределами России в странах ЕАЭС. По стоимости такой документ обойдется минимум в 50 тысяч рублей.
Кроме этого, в некоторых случаях понадобятся и другие сертификаты:
- Сертификат пожарной безопасности. Есть 123-ФЗ (Технический регламент пожарной безопасности). Документ действует для некоторых товаров. Например, для линолеума.
- Сертификат соответствия системе менеджмента ISO (ИСО). Показывает, что производитель внедрил систему менеджмента по правилам Международной организации стандартизации. Иногда это требуют контрагенты или правила продажи за пределами таможенного союза.
Виды товаросопроводительных документов
Комплект документов для заключения договора поставки:
— копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— копия документа (протокол, решение и пр.) о назначении (избрании) физического лица единоличным исполнительным органом юридического лица (директор, генеральный директор, президент), от имени которого данное физическое лицо заключает Договор или выдало доверенность на заключение Договора лицу, не являющимся исполнительным органом юридического лица;
— копия паспорта для индивидуального предпринимателя, генерального директора/директора юридического лица;
— копия доверенности (в случае если договор заключает (подписывает) не исполнительный орган юридического лица).
Каждый лист вышеуказанных документов должен быть заверен надписью «Копия верна», подписью уполномоченного лица и печатью поставщика.
Комплект документов, сопровождающих поставку товара:
1. накладная ТОРГ-12
2. счет-фактура
3. качественные документы:
— сертификат соответствия, декларации о соответствии;
— удостоверения, сертификаты качества;
— ветеринарные свидетельства, ветеринарные справки.
Действующее законодательство содержит специальные правила оформления сделки, в том числе касающиеся разрешения споров (ст.507 ГК РФ). Разногласия между сторонами соглашения могут возникнуть на этапе, когда одна из сторон предлагает свой проект соглашения или происходит обмен проектами.
Действующим законодательством РФ установлена обязанность стороны, получившей возражения по условиям договора или предложение согласовать иные условия (в форме протокола разногласий, письма, телеграммы и др.), принять меры к согласованию таких условий. Законом установлен 30-дневный срок для согласования соответствующих условий, если иной срок не определен сторонами. Сторона, получившая предложение скорректировать условия сделки, может отказаться от правок и заявить об отказе в заключении договора.
В ч. 2 ст. 507 ГК РФ устанавливается ответственность за уклонение от сроков заключения договора поставки и согласования условий. Так, сторона, получившая предложение по соответствующим условиям договора, но не принявшая мер по их согласованию и не уведомившая другую сторону об отказе от заключения сделки в согласованный срок, обязана возместить второй стороне убытки.
В список сопроводительных документов для заключения договора поставки входят: график поставок, счет, протокол согласования разногласий.
Следующий документ, который запрашивается на проверку перед поставкой – проект договора. Часто его предоставляет поставщик, так как для него поставка – это основная деятельность. Если фирма небольшая, у нее может не быть специально разработанной формы договора. В этом случае грамотно подготовить соглашение придется юристу покупателя.
Можно использовать типовую форму, а точные сроки, адреса и наименование товара указывать в спецификациях и заявках. Однако из-за такого оформления в случае споров могут быть проблемы. Менеджеры нередко не придают значения своевременной подготовке и проверке документов к сделке на поставку. Если заявки на продукцию не будут оформляться в письменном виде, предъявить претензии по количеству и сроку не получится. Кроме того, появятся налоговые риски. ФНС может сделать вывод, что общество в действительности не вело хозяйственные операции, доначислить налог и взыскать штраф.
Например, компания не смогла оспорить решение ФНС. Налоговый орган доначислил НДС, пени, штраф. Он посчитал, что компания не совершала сделок. Товарно-транспортные накладные не оформлялись, спорные операции не подтверждались иными документами. Заявок на оказание транспортных услуг в письменном виде также не было. Заявитель не смог подтвердить наличие товара на складе (постановление АС Центрального округа от 17.01.2017 № Ф10-5068/2016 по делу № А09-14907/2015).
Чтобы грамотно составить договор между поставщиком и покупателем, необходимо участие специалиста отдела снабжения или другого ответственного лица. Типовая форма договора может не учитывать ряд условий, например:
- Договор заключается в регионе, где цены ниже. В этом случае поставщик не согласится на высокие штрафные санкции, которые прописал юрист московской компании.
- Типовая форма составлялась для поставки на крупный объект, где фирма покупателя могла обеспечить нахождение представителя поставщика. Оставлять такое условие для разовой поставки незначительного товара нецелесообразно.
Поэтому к проверке документов для заключения договора поставки лучше привлечь менеджера. Он может указать на обстоятельства, о которых не знает юрист. Например, указать на необходимость определить конкретные сроки поставки (в определенный промежуток или исключая ночное время, чтобы не нарушать законодательство и не шуметь).
Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.
Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:
- Учредительных, а именно:
- устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
- договора об учреждении или учредительного договора;
- протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
- Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
- Свидетель��тва/выписки о постановке на налоговый учет.
- Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
- Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
- Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.
Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.
Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).
Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.
Учет поступления товаров на склад
32. Не допускается комиссионная торговля товарами, которые изъяты из оборота, розничная продажа которых запрещена или ограничена, драгоценными металлами и драгоценными камнями (за исключением ювелирных и других изделий из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней и ограненных сертифицированных драгоценных камней), товарами для профилактики и лечения заболеваний в домашних условиях, предметами личной гигиены, изделиями швейными и трикотажными бельевыми, изделиями чулочно-носочными, изделиями и материалами, контактирующими с пищевыми продуктами, из полимерных материалов, в том числе для разового использования, товарами бытовой химии и лекарственными препаратами.
33. При продаже непродовольственных товаров, принятых на комиссию, продавец обеспечивает наличие на товаре ярлыка, содержащего:
а) сведения, характеризующие состояние товара (новый, бывший в употреблении, недостатки товара);
б) сведения о подтверждении соответствия товара установленным требованиям, а также о сроке годности и (или) сроке службы. В случае если такая информация отсутствует, продавец обязан предоставить потребителю информацию о том, что соответствие товара установленным требованиям должно быть подтверждено, на него должен быть установлен срок годности или срок службы, но сведения об этом отсутствуют.
34. При передаче товара потребителю одновременно передаются установленные изготовителем комплект принадлежностей (при наличии) и документы, содержащие информацию о правилах и условиях безопасного использования товара (при наличии).
Вместе с товаром, в отношении которого установлен гарантийный срок, если он не истек, потребителю передаются (при наличии у продавца) соответствующие технические и (или) эксплуатационные документы (технический паспорт или иной заменяющий его документ, инструкция по эксплуатации), а также гарантийный талон на товар, подтверждающий право потребителя на использование оставшегося гарантийного срока.
Где заказать сопровождение груза?
Таможенный брокер «Сварог» поможет с оформлением сопроводительной документации для сопровождения грузов как частных, так и юридических лиц. В компании работают только высококвалифицированные специалисты, которые обладают необходимыми компетенциями для подготовки и оформления всех документов в максимально короткие сроки. Среди преимуществ профессионального сопровождения грузов:
- более 12 лет опыта в сфере предоставления таможенных услуг;
- более 100 деклараций, оформленных в электронном виде;
- в течение одного дня оформляется более 80% всех грузов;
- доступные цены для каждого клиента;
- гарантия качественного исполнения услуги.
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.
Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.
При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.
Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».