Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Как правильно заполнять
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
- сведения о награждениях.
Хранение электронных трудовых книжек
С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя. Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой.
В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.
Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки.
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
-
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
-
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2021 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
- Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
- Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).
Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.
Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.
Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:
- в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
- такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
- документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.
С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.
Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост. После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации. В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.
Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.
Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.
В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек
акта приема-передачи трудовых книжек бесплатно в формате word
Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.
Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. 04.2003 г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.
Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.
Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.
Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.
Расчет стажа работы по трудовой книжке.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Порядок хранения трудовых книжек
Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.
Предлагаем обмениваться актами оказанных услуг за использование ИПС ilex в электронном виде с помощью сервиса podpis.by. Cервис интегрирован в ilex.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК.
Предлагаем обмениваться актами оказанных услуг за использование ИПС ilex в электронном виде с помощью сервиса podpis.by. Cервис интегрирован в ilex.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР.
Других вариантов нет, просто нужно поднять зад и сбегать в положенные инстанции, таковых всего две прокуратура и суд. Инспекция по труду -вариант долгий.